Нумерация приказов ип

Содержание

Правила нумерации приказов в организации

Нумерация приказов ип

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • должность;
  • табельный номер;
  • реквизиты трудового договора;
  • суть приказа – кратко;
  • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  • дату исполнения приказа;
  • ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  • реквизиты изменяемого приказа;
  • суть и основания изменений;
  • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  • лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Статьи по теме

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.

Источник: https://bizneskontent.ru/kadry/drugoe/pravila-numeratsii-prikazov-v-organizatsii

Как нумеровать приказы в организации

Нумерация приказов ип

Нумерация кадровых приказов позволяет упорядочить их как хронологически, так и тематически. А как правильно осуществлять нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение служащих? Ответ на данный вопрос вы можете узнать из следующей статьи.

Необходимость нумерации издаваемых приказов

Ни одна фирма не сможет обойтись в своей деятельности без кадрового делопроизводства. Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по:

• Формированию личных дел служащих компании;

• Внесению записей в их книжки о труде;

• Разработке должностных инструкций;

• Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу);

• Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении. Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением.

Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Присвоить приказу собственный номер – это значит:

• Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг;

• Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг;

• Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Потребность нумеровать все издаваемые приказы состоит в следующем:

• Разделение приказов по срокам их хранения – продолжительные (пятьдесят и семьдесят лет) и краткосрочные (от одного года до пяти лет);

• Присвоение сложных номеров (состоящих и из букв, и из цифр) при большом объеме различных приказов.

Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет. Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ.

Буквенная нумерация может быть такой:

• П – специалист принят на работу;

• У – специалист уволен;

• ПР – на работу были приняты рабочие;

• К – рабочие поездки специалистов;

• ВК – внутренние командировки служащих;

• ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж;

• ОТД – отпуск за счет самого работника;

• ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя;

• Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины;

• К – прочие кадровые приказы.

Используется ли новая нумерация с каждого нового года

Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку.

Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.

Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение.

Журнал для регистрации издаваемых приказов

Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец.

журналы регистрации издаваемых приказов.

Процесс регистрации представляет собой перенесение реквизитов с приказа в журнал.

.

“Отдел кадров“, 2008, N 3

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ответ: Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68. В соответствии с п. 4.1.

3 приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой.

Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5…), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п.

Если организация большая и приказов по личному составу очень много, можно их нумеровать отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения. Например, приказы о приеме можно обозначать 1п, 2п, 3п…; о переводе — 1пр, 2пр, 3пр…; об увольнении — 1у, 2у, 3у и т.д.

В небольших организациях, где кадровых приказов немного, не требуется делить их по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения.

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет.

Срок хранения 5 лет имеют приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях и командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Т.В.ШадринаРедактор журнала

“Отдел кадров“

Подписано в печать
21.08.2008

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BD%D1%83%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7%D1%8B/

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Источник: https://sroorgru.com/kak-numerovat-prikazy-v-organizatsii/

Нумерация приказов в организации правила

Нумерация приказов ип

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка.

Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов.

Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.
  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна.

Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе.

Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Источник: https://fabrikaklientov.ru/info/numeracija-prikazov-v-organizacii-pravila/

Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности

Нумерация приказов ип

› Административное право

17.11.2019

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Журнал регистрации приказов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Читать еще:  Исковое заявление о ликвидации фонда образец

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

    6. остальные приказы – К (кадры).

  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Как должны нумероваться приказы по кадрам

Порядок нумерации документов установлен Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 3 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений. В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами.

Читайте по теме в электронном журнале Основные правила нумерации приказов Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде.

При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.
Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован.

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Источник: https://Inspectrum.su/administrativnoe-pravo/kak-pravilno-numerovat-prikazy-po-kadram-i-osnovnoj-deyatelnosti.html

Положение о нумерации приказов

Нумерация приказов ип

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом.

Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры.

Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов.

В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений.

Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Можно ли обойтись без нумерации приказов

Нумерации приказов посвящены многочисленные статьи в научно-популярной и методической литературе, главы в учебниках по ДОУ. Всем и все должно быть понятно. Но с отменой Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ и распространением СЭД вопросов по нумерации становится все больше.

А нужна ли вообще нумерация приказов

В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

    При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.

Как нумеровать приказы? Ответ в видео:

Как регламентируется

Общероссийского законодательного или нормативного акта, содержащего требования к нумерации не существует. Чем же руководствоваться при определении формата номера, порядка его проставления на документе?

Все зависит от конкретной организации, ее подчиненности, структуры, численности персонала:

  • государственные организации руководствуются ведомственными Типовыми или Примерными инструкциями по делопроизводству;
  • коммерческие организации разрабатывают инструкции или приказы, в которых разъясняется порядок нумерации документов;
  • организации, использующие СЭД, руководствуются нормами, определенными разработчиками программного обеспечения.

Пример нумерации приказов.

Главное правило, которое должно соблюдаться при нумерации — это единообразие подходов к созданию номеров документов в компании.

Номер — это цифры

В п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что данный реквизит может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым, но обязательно включает порядковый номер документа. Буквенная составляющая может быть индексом дела, кодом должностного лица, кодом вида или подвида документа и т.п.

Примеры нумерации:

  • № 22 — цифровой порядковый номер;

Источник: https://document-expert.ru/novosti/polozhenie-o-numeratsii-prikazov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.