Нужен ли отчет о командировке

Содержание

Отчёт о командировке: пример написания, нужен ли

Нужен ли отчет о командировке

Последние изменения: Январь 2020

Командировочные расходы в целях налогообложения условно относятся к расходам двойного назначения. Отнесение к уменьшению налогооблагаемой прибыли возможно только при обосновании связи затрат с хозяйственной деятельностью предприятия.

Доказательная база – подтверждающие документы, ведущую роль в числе которых занимает отчёт о командировке, пример написания определяется целью исполняемой «миссии».

От грамотности составления документа зависит признание поездки служебной, расчёт с работником, включающий возмещение расходов работодателем или отказ.

Необходимость «командировочной» отчётности

С 08.01.2015 года «командировочный» документооборот упрощён.

Среди официальных документов, обязательных для предоставления, отменены:

  • служебное задание, содержащее подробный перечень мероприятий, обязательных для выполнения в ином населённом пункте с указанием сроков;
  • отчёт по командировке, содержащий информацию о проделанной работе и итог в виде заключения о выполнении задания.
  • командировочное удостоверение, включающее отметки о прибытии и выбытии принимающей стороны, скреплённые датами, подписью ответственного лица и печатью организации.

Отмена служебного задания не внесла корректировку в статью 167 ТК РФ, определяющую служебную командировку, как поездку по распоряжению руководителя в иной населённый пункт или страну для решения производственных вопросов. Как написать отчёт по командировке, если составление документа необязательно? Как подтвердить факт выполнения задания с целью отнесения поездки к служебной?

Обязательными документами, необходимыми и достаточными для проведения расходов по бухгалтерскому учёту и окончательного расчёта с подотчётным лицом, считаются:

  1. Приказ (распоряжение) руководителя, включающий:
    • ФИО и должность командируемого лица;
    • цель поездки;
    • срок, отсчитываемый с момента выбытия до момента прибытия;
    • поставленные задачи для выполнения.
  1. Авансовый отчёт по командировке – бланк унифицированной формы о произведённых расходах, утверждённый Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года с обязательным приложением подтверждающих документов, включая:
    • транспортные проездные билеты, багажные квитанции и квитанции камер хранения;
    • гостиничные счета или иные документы о найме помещения для проживания;
    • комиссионные сборы и пошлины;
    • расходы по обмену валют;
    • копия загранпаспорта, прилагаемая для подтверждения пересечения границы согласно отметкам пограничников;
    • путевые листы, чеки заправочных станций, прилагаемые к отчёту по командировочным расходам для подтверждения затрат ГСМ при передвижении на служебном или личном транспорте.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Информация № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу с 1 января 2013 года федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Авансовый отчёт содержит раздел по полученному авансу и сумме расходов по документам и суточным, устанавливаемым руководителем, но типовой бланк не включает информации о выполнении производственного задания, отражённого в приказе. Поэтому образец отчёта о командировке в свободной форме или в регламентированной для каждой цели поездки должен быть утверждён внутренними документами.

Положение о командировке

Ввиду передачи документального командировочного регламента от законодателя непосредственно предприятиям целесообразно разработать специальное положение – внутренний локальный документ, включающий нюансы и порядок составления документооборота от приказа до отчёта о выполнении задания по командировке. В типовом положении целесообразно предусмотреть:

  1. Порядок выдачи аванса. Формально аванс можно выдавать с момента издания приказа о поездке с расчётом на предварительный заказ транспортных билетов.
  2. Регламент документооборота. Как написать отчёт по командировке, образец не предусмотрен. Предприятие вправе разработать собственный шаблон или воспользоваться готовыми унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утверждёнными Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. В состав обязательных документов необходимо включить:
    • командировочное удостоверение, отражающее срок, цель и местонахождение организации, куда направляется сотрудник. Отметки о дате прибытия и выбытия принимающей стороны не являются обязательными;
    • служебное задание, унифицированная форма включает краткий отчёт о выполнении задания в командировке, образец Т-10а предусматривает заключение о результатах и выводах руководителя о проделанной работе.

Если задание не выполнено, то в отчёт по командировке вносится соответствующая запись непосредственного начальника.

Причины невыполнения излагаются командированным лицом в докладной записке или пояснении, подаваемой руководителю организации для принятия дальнейших действий:

  • направления в повторную поездку;
  • нецелесообразности дальнейших «визитов» в конкретную организацию или командированным работником;
  • принятия мер административного взыскания в случае недобросовестного выполнения или установленной вины сотрудника.
  1. Размер суточных. В положении возможна дифференциация размеров, устанавливаемых в зависимости от категории работника, степени важности проблем для решения, уровня выполнения задания. Если работник справился с заданием частично, то можно предусмотреть «вилку» суточных, и производить конкретную выплату прямо пропорционально оцененной степени полезности поездки. В соответствии со статьёй 217 НК РФ не облагаются НДФЛ и социальными взносами выплаты за полные или неполные сутки пребывания, включая дорогу, в пределах:
    • 700 рублей – по территории России;
    • 2500 рублей – при поездках за границу вне зависимости от страны направления.
  1. Непредвиденные обстоятельства. Типовой ситуацией может послужить необходимость продления поездки в случае переноса запланированной встречи, проблем с транспортными билетами, отсутствия необходимой продукции у поставщика. В положении целесообразно предусмотреть алгоритм продления:
    • докладная записка работника о возникновении непредвиденной ситуации;
    • приказ о продлении либо возвращении по предусмотренным ранее документам с исключением невыполненного пункта из перечня, содержащегося в задании.

Отпускной документооборот компания вправе устанавливать самостоятельно за исключением авансового отчёта по командировке и приказа руководителя. Обязательное условие – отражение цели, сроков, принимающей организации и наличие отчётности сотрудника, свидетельствующей о выполнении или невыполнении задания.

Алгоритм составления

 

Ключевой документ, содержащий результат о проделанной работе – отчёт о выполнении задания по командировке. Поскольку служебные поездки отличаются по целям и задачам, то и результат выполнения оформляется не по стандарту. Рекомендован алгоритм составления в зависимости от вида поездок:

  1. Отчёт о командировке на выставку, тематический семинар, симпозиум обязан содержать:
    • перечень раздаточных материалов;
    • проспекты, фотографии, каталоги, брошюры и другие печатные издания;
    • приглашения принимающей стороны на посещение мероприятия с отметкой о принятии участия организаторами.
  1. Если цель командировки – обмен опытом, отчёт целесообразно составить с указанием посещения предприятий, занимающихся аналогичной деятельностью. В ходе выполнения важно:
    • ознакомление с технологическим процессом производства;
    • изучение торговой марки, преимуществ на потребительском рынке;
    • заключение договоров поставки, официального представительства, как дилера в регионе.
  1. В образец отчёта о командировке за границу целесообразно включить процесс проведения переговоров, желание оформить контракт в сфере внешнеэкономической деятельности, рассмотреть размеры таможенных пошлин и сборов, установленных в принимающей стране, изучить группы товаров, выгодные для импортирования и экспортирования с учётом таможенных платежей.
  2. Отчёт по командировке о посещении структурных подразделений должен содержать:
    • перечень «удостоенных визита» официальных представительств и филиалов;
    • выполнение конкретных работ в подведомственных подразделениях, включая информационно-консультационные услуги, обучение специалистов тематике деятельности, установка оборудования и обновление программного обеспечения и технологического процесса.

Форма отчёта по командировке корректируется в зависимости от «возложенной миссии». По существу отчёт должен отражать связь поездки с финансово-хозяйственной деятельностью, экономическую целесообразность произведённых расходов для получения прибыли в обозримом будущем.

Отмена обязательного документооборота возложила на предприятие ответственность за составление, разработку специальных документов, издание положения, предусматривающего алгоритм оформления расходов от приказа до отчёта по выполнению командировочного задания.

Недостаточность доказательств позволяет проверяющим структурам не засчитать поездку командировкой, исключить расходы из состава налоговых, доначислить платежи по прибыли, а понесенные расходы работником приравнять к зарплате с удержанием НДФЛ и начислением взносов в страховые фонды.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadryi/otchyot-o-komandirovke/

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Нужен ли отчет о командировке

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Источник: https://kontur.ru/articles/5061

Отчет о командировке: пример написания, как отчитаться за командировку

Нужен ли отчет о командировке

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Отчет о командировке: образец

Практическая деятельность многих компаний нередко связана с деловыми поездками сотрудников в другие города или страны. Чтобы корректно оформить данную процедуру, на предприятии необходимо иметь образец отчета о командировке. Это ускорит документооборот и позволит избежать ряда ошибок при оформлении бумаги.

Законодательная основа

Фактически современное законодательство постановляет необходимость оформления только одного командировочного документа, а именно – авансового отчета, в котором фиксируется информация о понесенных в поездке тратах. Указанное правило отображается в ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.

Авансовый отчет нужен для реализации перечислений налоговых сумм, что обуславливает строгие требования к правильности оформления бумаги.

Сотрудник в обязательном порядке должен документально подтвердить каждую трату – билеты на автобусы или поезда, квитанции из ресторанов и кафе, выписки из отелей или хостелов и проч.

Отчет о командировке, который не так давно был исключен из необходимых документов, в настоящий момент по-прежнему популярен среди компаний. Организации публикуют локальные нормативы, в которых утверждают важность предоставления, в том числе, и командировочного отчета. Это актуально ввиду удобства документа, его полноты и эффективности при оценке результатов деловой поездки внутри фирмы.

Чтобы оформить отчет о командировке, ответственный субъект должен использовать унифицированную форму Т-10 или Т-10а, утвержденную Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004г.

, либо же лицо может воспользоваться локально разработанным образцом (свободной формой документа). Второй вариант на практике встречается значительно чаще.

Чтобы понять, по какой форме составлять документ, командируемому потребуется изучить локальное нормативное регулирование компании.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет ранее оформлялся по форме АО-1. В настоящий момент нет официально установленного бланка документа, однако на практике до сих пор продолжают использовать отмеченный шаблон. В рассматриваемую форму следует включать такую информацию:

  • сведения о компании, предоставившей лицу средства на командировку;
  • информацию о трудоустроенном гражданине, получившем деньги;
  • конкретизированный объем денег, выданных на деловую поездку;
  • цели, на которые была предоставлена конкретная сумма;
  • в документе также фиксируются все затраты субъекта, понесенные на протяжении поездки. Также прописываются базовые реквизиты всех оправдательных документов. Помимо этого, отмечается наличие остатка или перерасхода средств.

Документ формируется в единственном экземпляре. Оформление авансового отчета актуально на протяжении первых трех календарных дней с момента осуществления последних трат на командировочные нужды.

Авансовый отчет – это первичный документ бухгалтерии. При допущении ошибки в отмеченной бумаге настоятельно рекомендуется не исправлять оплошность, а взять новый бланк и начисто оформить документ.

Отчет о командировке для руководства компании

Чтобы с оформлением командировочного отчета не появлялось сложностей, субъекту потребуется заблаговременно ознакомиться с задачами начальства касательно данной поездки. Важно, чтобы все задачи руководства были оформлены в письменном изложении. Например, в форме служебного задания или иного документа, установленного для конкретной компании.

Благодаря письменным указаниям, ответственность командируемого субъекта заключается в их реализации. В дальнейшем отчет о командировке для начальства составляется на основании тезисов, фиксируемых в изначальном задании.

В обстоятельствах, когда наниматель решает расширить перечень обязанностей командируемого подчиненного на протяжении деловой поездки, то необходимо согласование возможности реализации дополнительных заданий.

При этом сотрудник вправе отказаться от такой работы без каких-либо последствий для своей карьеры.

отчета о командировке

Деловая поездка может быть необходимой для реализации следующих бизнес-процедур:

  • организация и участие в переговорах;
  • разработка и визирование контрактов;
  • помощь в налаживании деятельности обособленного подразделения или филиала предприятия;
  • принятие участия в тренингах и семинарах и проч.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, управленец всегда публикует соответствующее распоряжение. Одновременно с этим формируется командировочное удостоверение и служебное задание.

Однако, как и отчет о командировке, обозначенные документы носят рекомендательный характер.

В форме Т-10 или Т-10а имеются все необходимые графы, включающие в себя полную информацию из отмеченных раннее документов.

После завершения командировочной поездки, работнику следует сформировать отчет, где он тезисно приведет результаты своей работы вне основного рабочего места. Это обуславливает необходимость контакта работника с большинством подразделений предприятия. Рекомендуется делать соответствующие рабочие пометки по ходу реализации своих обязанностей в командировке.

Бланк отчета оформляется в соответствии с локально определенной формой. Уместно как оформление от руки, так и на компьютере. Однако в первом варианте почерк должен быть понятен и разборчив, а информация должна приводиться лаконично, но, тем не менее, – полно.

Рассматриваемый отчет важен для обеих сторон соглашения. Исходя из указанного документа, администрация компании может выяснить, насколько эффективно потрудился сотрудник в командировке. В свою очередь, работнику отчет может помочь избежать претензий со стороны руководства в случае невыполнения цели поездки по каким-либо объективным причинам.

В условиях, когда отчет о командировке составлен грамотно, а результаты в нем превосходят ожидания начальства, сотрудник может быть поощрен дополнительной финансовой выплатой. Впрочем, субъект также может понести наказание, например, за отрицательную результативность поездки, если это подобные следствия были допущены по вине сотрудника.

Отчет по командировке: пример заполнения формы 10а

Пример написания отчета по командировке должен соответствовать таким требованиям:

  • в документе должно отмечаться, достигнуты ли цели поездки, а также четко описываться, почему задания не были выполнены, если это актуально;
  • оформлять отчет должен сам сотрудник, который ездил в поездку.

Наличие рассматриваемого документа доказывает реализацию возложенных на гражданина функций в конкретной компании. К базовым реквизитам отчета (как по форме Т-10 и Т-10а, так и в свободном варианте) относятся следующие позиции:

  • название компании-нанимателя;
  • номер документа в соответствии с внутренним документооборотом предприятия, а также дата формирования бумаги;
  • общая информация о субъекте. А именно – ФИО, его должность, подразделение, где он трудится;
  • пункты назначения командировки. Следует отметить город, район, а также компанию, куда ездил гражданин;
  • длительность поездки с отметками крайних дат отъезда и прибытия обратно;
  • основания для реализации командировки;
  • непосредственные задачи, которые сотрудник должен исполнить в ходе деловой поездки;
  • источник финансирования затрат на командировку;
  • визы начальника подразделения, где трудится командируемый субъект, а также управленца.

Отмеченную информацию должен вносить сам сотрудник. После завершения составления отчета, субъект также должен подписать документ со своей стороны.

Командировочный отчет в свободной форме

Пример написания отчета о командировке в свободной форме также должен содержаться на предприятии. Чтобы грамотно оформить такой вид документации, субъект должен условно разделить лист бумаги на три зоны: шапка, основной текст и завершение.

В шапке следует отметить базовые реквизиты отчета (место и дата его формирования), в основном тексте приводится та информация, ради которой и составляется отчет (задачи командировки, результаты поездки, отметка о том, были ли достигнуты цели и т.д.

), а также завершение – последний раздел, где проставляются подписи.

В конце основного текста также следует привести перечень прилагаемых документов, если это необходимо в конкретной ситуации. Скачать образец отчета о командировке можно здесь.

Как отчитаться за командировку

Отчет должен оформляться самим командируемым лицом. Помимо подписи составителя отчета, на документе также необходимо проставить визу управленца или иного уполномоченного субъекта в знак того, что документ был принят к рассмотрению.

Сроки подачи отчета не регламентированы. На практике наниматель запрашивает рассматриваемый документ в те же сроки, что и авансовый отчет. То есть, не позже трех рабочих дней с момента осуществления последних трат.

Заключение

Таким образом, отчет по командировке демонстрирует успешность поездки, реализацию поставленных перед сотрудником задач и его общую эффективность. Во избежание ошибок рекомендуется воспользоваться приведенным образцом. (37 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/otchet-o-komandirovke-primer-napisaniya.html

Служебные командировки: новый порядок оформления документов

Нужен ли отчет о командировке

Порядок оформления «командировочных» документов зафиксирован в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение о командировках). И до недавнего времени (новая редакция утв.

постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое вступило в силу 08.01.15) этот документ предусматривал следующий документооборот. Сначала оформлялось служебное задание, где указывались цель, время и место командировки.

На основании этого документа издавался приказ о направлении сотрудника в командировку, который служил основанием для оформления командировочного удостоверения, где в дальнейшем фиксировались дата (время) фактического прибытия в пункты назначения и выбытия из них.

Бухгалтерия же на основании приказа выдавала сотруднику подотчет денежные средства на проезд, проживание и суточные.

По окончании командировки сотрудник отчитывался как за потраченные деньги (авансовый отчет и подтверждающие документы), так и за выполнение работы (отметки в командировочном удостоверении и отчет о командировке).

Как видим, каждый шаг командированного был документально зафиксирован, что полностью соответствовало требованиям Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомним, что статья 19 этого закона требует от каждой организации осуществлять внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности с тем, чтобы каждый расход имел документальное подтверждение.

Да и для налоговых целей документы никогда лишними не бывали.

Теперь же законодатель решил, с одной стороны, упростить жизнь предпринимателям, избавив их от части бумажной волокиты. Но обязанностей, установленных бухгалтерским и налоговым законодательством, при этом никто не отменял. Давайте посмотрим, что можно предпринять в сложившейся ситуации.

Какие факты требуют подтверждения

Как мы уже говорили, правительство отменило три документа: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. Эти документы содержали в себе информацию о том, куда, зачем и на какой период направляется сотрудник, а также подтверждали тот факт, что сотрудник реально был в месте командировки и выполнял там работу.

Соответственно теперь эти факты хозяйственной деятельности придется подтверждать другими документами. И вот как это можно сделать.

Срок командировки

Проще всего подтвердить срок командировки — его видно из проездных документов.

Так что в этой части командировочное удостоверение с печатями о прибытии и убытии было, действительно, лишним документом.

Тот факт, что срок командировки всегда нужно определять по проездным документам, находит свое подтверждение и в Положении о командировках — об этом прямо говорится в пункте 4 этого документа.

Единственная проблема, которая возникает в связи с отменой командировочного удостоверения, — как определить срок командировки, если проездных документов нет? Например, если работник использовал личный транспорт.

Ответ опять же находим в Положении о командировках: срок командировки в подобной ситуации указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. – п. 7 Положения).

Цель командировки

Следующий «выпадающий» факт — цель командировки, которая ранее фиксировалась в служебном задании. Теперь, с отменой этого документа, суть командировки — служебное задание, которое нужно выполнить вне места постоянной работы — придется указывать непосредственно в приказе о направлении в командировку (п. 3 Положения о командировках).

К сожалению, унифицированная форма приказа о направлении в командировку (№ Т-9 или Т-9а) не содержит такого реквизита как служебное задание.

Поэтому бухгалтеру придется разработать и утвердить у руководителя собственную, дополненную, форму такого приказа, предусмотрев в ней место для указания цели командировки.

(В скобках напомним, что, по мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно — см. письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

Это право, кстати, можно использовать, если по каким-то причинам требуется полностью сохранить в организации «старый» документооборот по командировкам. Компания вправе продолжить оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения, и отчеты.

Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Применять можно как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Также желательно взять за правило копию такого приказа передавать в бухгалтерию. Документ, в котором отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования, позволит бухгалтеру быстрее проверить авансовый отчет.

Выполнение служебного задания

Раз имеется документ, в котором сотруднику ставится задание, логично предположить, что должен быть документ, где фиксируется, что это задание выполнено (или не выполнено). Раньше таким документом был отчет, который сотрудник составлял непосредственно на бланке служебного задания. Теперь его отменили и формально работодатель требовать отчет не обязан.

В принципе, в этой части подход законодателя логичен: ведь работники не составляют отчеты о своей ежедневной работе в месте нахождения организации.

Почему такая же работа вне офиса должна требовать специального отчета? Поэтому по общему правилу тот факт, что работник вернулся из командировки и работодатель не потребовал от него каких-либо объяснений, будет свидетельствовать, что задание выполнено надлежащим образом.

А вот если задание не выполнено, то должен запускаться стандартный механизм привлечения к дисциплинарной ответственности. И начинается он как раз с истребования объяснений сотрудника.

То есть отчет о командировке из регулярного документа превращается в экстраординарный, и составляется в тех случаях, когда задание не выполнено, или выполнено не в полном объеме, или некачественно.

Документооборот по новым правилам

Итак, резюмируя, опишем новый стандартный «командировочный» документооборот. Все начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку, где теперь указывается и цель командировки.

На основании приказа бухгалтерия выдает сотруднику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч.

 проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2015/3/9644

Образец отчета о командировке

Нужен ли отчет о командировке

Отчетность по командировкам — это внутренняя учетная документация организации, с которой работает и кадровик, и бухгалтер.

Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, командировку, преследует определенные цели, на сотрудника возлагаются различные задачи, он должен решить рабочие моменты, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т.д.

Это возможные цели командировки и они должны быть достигнуты, о чем работник должен отчитаться.

Например, если организация поставляет продукцию, командировка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.

С 2014 года составление документов, предусматривающих отчеты о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, — является необязательным. Если в командировочном удостоверении отмечалось только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывался о проделанной работе.

Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется также сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 м Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.

После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания; командировка, — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. Поэтому лучше зафиксировать основные моменты хода выполнения работы в отчете о командировке. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, ведь это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнение им трудового договора. Пример отчета по командировке, приведенный ниже, поможет работнику его правильно заполнить.

Оформление результатов проделанной работы

Отчет о командировке и другие документы должны быть сданы не позднее 3 дней после возвращения гражданина.

Заполняет его не только сам работник, цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании.

В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, как отчет по командировке, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:

  • цель направления и конкретные задания описываются четко;
  • соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Образец отчета о командировке (письменный) подтверждает выполнение возложенных задач, достижение результата, в нем командировочный указывает конкретные данные о произведенных в командировке работах. Это основное содержание документа, и исходя из него необходимо разработать соответствующий бланк.

Реквизиты документа, отчета:

  • наименование организации;
  • номер и дата составления;
  • фамилия, имя, отчество командированного;
  • отдел предприятия;
  • должность сотрудника;
  • пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
  • срок поездки, дата ее начала и окончания;
  • основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
  • источник финансирования;
  • цель поездки и конкретные задачи работника;
  • подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Отчет о командировке: пример заполнения формы 10а

Однако образец заполнения служебного задания на командировку и отчета о командировке можно создать самостоятельно, не используя унифицированные формы.

Если составлять форму самостоятельно

В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов — в частности, определить следующие моменты:

  • срок заполнения и предоставления;
  • обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
  • адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).

Отчет о командировке: пример написания в свободной форме

Эти решения работодателя нужно оформить локальным нормативным актом, с которым под роспись ознакомить всех существующих, а также вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под роспись.

Кого в командировки отправлять нельзя

При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:

  • несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие восемнадцати лет;
  • беременные женщины.

Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:

  • родители, воспитывающие детей-инвалидов;
  • родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
  • родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
  • сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.

Право на отказ не всегда известно представителям этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Поэтому они должны быть письменно уведомлены о возможности отказаться от направления в служебную поездку.

В случае если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия.

От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе, от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.

Бланк служебного задания и отчета о командировке

Источник: https://ppt.ru/forms/komandirovka/otchet

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.