Образцы служебных записок

Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)

Образцы служебных записок

Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.

Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.

Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

  1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
  2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
  3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Схема составления записки на провинившегося сотрудника

Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации.

Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

  • Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
  • В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
  • Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
  • Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
  • Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
  • В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Грамотный образец в 2020 году

Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

Образец в формате WORD, 2020 год

Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

Хорошо, переходим к практическим вариантам.  

Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности.

При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка.

Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег.

При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса.

Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка.

Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству.

Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Источник: https://trudko.ru/content/pravila-normy-sostavlenija-dokladnoj-zapiski-oformljaem-obrazec

Служебная записка

Образцы служебных записок

Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации.

Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов.

В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

Цели и применение служебной записки

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

Составитель такой записки с ее помощью может:

  • уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
  • согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
  • внести свои предложения;
  • попросить помощи в решении некоторых вопросов.

Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия.

Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника.

С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого.

Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

Как писать служебную записку

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Оформление служебной записки не требует соблюдения строгих правил, так как документ не имеет никакой юридической силы и не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

  • указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
  • текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
  • данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

Нюансы

Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

Также при отправке электронного письма отпадает необходимость в оформлении «шапки», так как письмо отправляется на адрес электронной почты конкретного должностного лица, и записка всегда дойдет до адресата.

Служебная записка образец

Шаблон служебной записки скачать, Word.

Служебная записка пример (отсутствие сотрудника), скачать в формате Word.

Служебная записка пример написания о необходимости приобретения деталей.

Источник: https://blankionline.ru/doc/sluzhebnaya-zapiska.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.