Образец служебной записки скачать

Содержание

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Образец служебной записки скачать

16.05.2017 22:29:28

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Скачать образец служебной записки

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере.  Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск                                                                                                   12 января 2015 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек).

В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

0

Для лиц, имеющих детей (родных и подопечных), по закону предусмотрены специальные вычеты – уменьшение налоговой базы, облагаемой НДФЛ, на определенную величину, определяемую количеством детей, наличием у них инвалидности. Вычет полагается на каждого ребенка.

Заявление о применении «детских» вычетов подается по месту работы.

К нему прилагаются копии документов, которые подтверждают право на получение вычетов, – свидетельств о рождении детей, справок об инвалидности, справок с места учебы.

Данные предоставляются работодателю один раз при трудоустройстве. Заново придется писать заявление, если меняются обстоятельства, например, рождается новый ребенок.

Налоговый вычет получают как отец, так и мать ребенка.

Если родитель у ребенка или детей единственный (а это относится и к случаям, когда сведения об отце ребенка в документы вносятся со слов матери), то полагается «двойной» вычет.

Однако получение «удвоенного» вычета прекращается, если родитель, который у ребенка единственный, женится или выходит замуж. Родитель, находящийся в разводе, единственным не является.

Показать полностью

0

Юридическая компания «Манаенков и партнеры» предлагает своим клиентам весь спект юридических услуг, в том числе и бесплатные консультации юриста онлайн.Для получения бесплатной юридической консультации онлайн достаточно зайти на сайт фирмы и заполнить специальную форму. Ответное письмо, посредством которого постарается оказать вам помощь юрист, придет вам на почту максимально быстро.

Услугой могут воспользоваться как физические, так и юридические лица. Компания «Манаенков и партнеры» постарается помочь вам вне зависимости от ситуации, в которой вы оказались.

Если вам недостаточно консультации онлайн, то для вас существует услуга «Юридическая помощь по телефону».

Хотите проконсультироваться при личной встрече? Закажите выезд юриста на дом! Юрист онлайн окажет вам помощь бесплатно, а выезд специалиста необходимо будет оплатить.

Основные сферы консультирования юристов фирмы «Манаенков и партнеры» для физических лиц:

Показать полностью

0

В нашей стране новые законы принимаются довольно часто, еще чаще выходят всевозможные поправки к ним. Потому, обычному среднестатистическому гражданину России, не имеющему юридическое образование, довольно сложно разобраться во всех тонкостях правовой системы.

Однако в жизни каждого человека может случиться ситуация, приведшая к столкновению интересов нескольких сторон. Чтобы разрешить спор, порой требуется квалифицированная помощь юриста. Но, не всегда есть средства или время на то, чтобы идти в юридическую контору. А вот минутка на то, чтобы выйти в интернет и задать вопрос профессионалу, найдется у каждого.

Именно поэтому сегодня широкое распространение получила онлайн консультация юриста. В большинстве случаев профессионалы отвечают на вопросы людей, попавших в затруднительное положение, бесплатно. Конечно, речь не идет о полном ответе с оформлением сопроводительных документов. Но, общее представление о методе решения проблемы и возможных шагах, которые стоит предпринять, можно получить.

Показать полностью

0

В жизни каждый гражданин сталкивается с некачественным облуживанием в сфере услуг и торговли, с  незаконными действиями чиновников и так можно приводить много примеров. Неграмотность и полное незнание основ в юридической сфере — это одни из самых главных причин, которые препятствуют населению отстаивать свои права в подобных ситуациях.

Кстати, слегка отклонившись от нашей темы, хочется сказать пару слов, о замечательном ресурсе, который недавно, повстречался мне в сети. Интренет-магазин ковров в Москве, предлагает отличные, эксклюзивные ковры. Наконец-то, купить бельгийский ковер вискоза, стало настолько просто и удобно, что справится даже младенец. Вернемся к нашей теме.

В данной ситуации может помочь квалифицированная помощь опытного юриста. Для гражданина – это хорошая возможность расширить свой кругозор в области защиты своих прав и придать уверенность в себе.

Благодаря такой помощи граждане смогут продуманно аргументировать свои права и интересы в рамках действующих законов.

Но есть один нюанс, ведь не все зарабатывают большие деньги и способны оплатить услуги юриста и именно поэтому возникает нужда в помощи бесплатного юриста.

Показать полностью

0

Обращаясь за кредитом в банк, в подавляющем большинстве случаев заёмщики подписывают договор страхования. Чаще всего этот шаг навязывается банкирами, которые утверждают, что только с наличием страховки клиент получит более выгодные условия ипотеки, автозайма, потребительского кредита и т. д.

Страховые взносы в данном случае уплачиваются из заёмных средств, причём, это может быть разовая плата в первый же день пользования кредитными деньгами, либо регулярные платежи, которые приходится совершать в течение всего срока действия договора страхования или до момента наступления страхового случая.

Но что делать при досрочном погашении кредита? Можно ли добиться расторжения страхового соглашения? Как вернуть деньги, уплаченные в виде страховой премии?

Можно ли вернуть страховку после погашения кредита?

Прежде всего, стоит понимать, что возврат страховки в полном или даже частичном объёме возможен не во всех случаях.

Так, страховое соглашение может предусматривать регулярные взносы платежей, а значит, при прекращении такой оплаты (выплата кредита, расторжение кредитного соглашения, отсутствие надобности вносить страховые платежи) будет автоматически означать расторжение договора страхования. В таком случае внесённые в виде взносов деньги вернуть нельзя.

Показать полностью

0

Материалы по тематике Угонщики теперь несут ответственность за сохранность автомобиляУгнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец)Как подать иск о возмещении материального ущерба? Подготовлены поправки в статью 1064 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с которыми угонщиков обяжут возмещать ущерб, причиненный в результате кражи, уничтожения или повреждения автомобиля, независимо от того, кто именно совершил указанные действия после угона.

Необходимость разработки изменений вызвана Постановлением Конституционного Суда № 7-П от 07.04.2015 года. Высшая судебная инстанция признала ряд положений статьи 1064 ГК РФ (ответственность за причинение вреда) и пункта «а» части 2 статьи 166 УК РФ (неправомерное завладение транспортным средством, совершенное в группе) не соответствующими основному закону страны.

Действующая редакция статьи 1064 ГК РФ налагает обязанность по возмещению имущественного вреда на лицо, непосредственно причинившее его.

Показать полностью

0

Материалы по тематике Угнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец) Оценка и ремонт авто после ДТП: нюансы выплаты по страховке Восстановление авто после ДТП: получение страховки и стоимость ремонта Конституционный суд России наложил на угонщиков материальную ответственность за сохранность брошенных ими автомобилей.

Постановлением КС РФ № 7-П от 07.04.2015 года не соответствующими основному закону страны признаны следующие нормы законов:

пункты 1–2 статьи 1064 Гражданского кодекса РФ, устанавливающие обязанность возмещения имущественного вреда лицом, его причинившим; пункт «а» части 2 статьи 166 Уголовного кодекса РФ, закрепляющий уголовную ответственность за групповое неправомерное завладение автомобилем (другим транспортным средством). При этом речь идет не об упразднении указанных норм, а о недопустимости их толкования как освобождающих угонщиков от обязанности по возмещению владельцу стоимости автомобиля в случае, если он был похищен неустановленными лицами после оставления без присмотра.

Показать полностью

0

Источник: https://jur24pro.ru/vestnik-jur-portala/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets-primer-napisaniya-teksta-blank-/

Как написать служебную записку? Образец, пример написания, бланк

Образец служебной записки скачать

Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений.

Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк.

Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.

Скачать образец служебной записки
Скачать бланк служебной записки

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.

Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.

Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.

Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

  • данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
  • информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
  • изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
  • указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
  • Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Как составить служебную записку? Образец оформления документа

То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.

Пример служебной записки

Генеральному директору ООО «Заковед»

Иванову Павлу Александровичу

г. Москва

17 сентября 2017 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

При составлении перечня статей о порядке регистрации ООО возникли сложности с написанием материала по теме «системы налогообложения ООО».

Проблема кроется в необходимости получения экспертного мнения практика, который сталкивался со всеми возможными режимами налогообложения.

Опыта написания статей не достаточно, чтобы отразить раздел публикации, повествующий о едином сельскохозяйственном налоге, а также налоге на добавленную стоимость.

Прошу:

  1. Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.
  2. При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.

С уважением, аналитик отдела подготовки материалов для сайта Заковед.ру Дмитриев Виталий Семенович.

О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя.

Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О.

, должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

***

Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде.

Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании.

Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku.html

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2020 год

Образец служебной записки скачать

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

  • Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
  • Позвонить:
    • Федеральный номер: +7 (800) 511-86-74

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку, пример, скачать образец – Судебные иски

Образец служебной записки скачать

08.04.2020

Служебной запиской именуется модель документального оборота внутри организации, которая дает возможность результативно реагировать на всевозможные обстоятельства.

Цели и типы служебного документа

Служебное письмо предназначается для извещения определенного должностного лица об имеющихся трудностях или о внесении, каких либо предложений касающихся производственных вопросов.

Структура служебной записки

Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса.

Служебные записки подразделяются на:

  • те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, докладные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
  • те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.

В свою очередь служебная перепись может осуществляться как между подчиненными и работодателем (внутренние), так и между руководителями структурных подразделений и основным руководителем предприятия (внешние). Внешне производственные документы предназначаются для предоставления их за пределы организации, получателем такого вида записки является вышестоящее руководство.

Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.

Внутрипроизводственное письмо руководителю организации от подчиненных составляется рукописным способом в свободной форме. Однако для написания такого рода документа можно использовать компьютерную или печатную технику.

Грамотное написание документа

Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

  • кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
  • название составляемого письма;
  • вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
  • основная часть, излагается подробная суть события;
  • заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
  • под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.

!  Что такое чек-лист и для чего он нужен

Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.

Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.

Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.

Формирование производственных писем в электронном виде

На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа.

Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством.

Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.

Пример служебной записки

Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:

  • в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
  • подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
  • на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.

Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.

В этой статье вы узнаете, как написать записку на депремирование работников.

Чтобы правильно написать объяснительную записку, внимательно изучите эту статью с примерами.

Что такое докладная записка и как ее писать? Об этом читатели узнают тут.

Аспекты составления

При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

  • ходатайство на получение чего либо, пишется только на непосредственного начальника конкретной службы. Где должно быть четко указано наименование нужной продукции, ее количество и для каких целей она требуется;
  • докладная на конкретного сотрудника или группу лиц должна писаться на вышестоящего руководителя, которому подчиняется составитель, и лица, в отношении которых составлен данный документ;
  • в просьбе о замене старого оборудования необходимо отразить все причины, по которым начальство должно будет удовлетворить такой запрос;
  • ходатайство о премировании составляется с указанием достижений премируемого сотрудника, а также возможные варианты его осуществления;
  • служебная записка о повышении в должности должна содержать полную информацию, с чем связана данная просьба, и составляться начальником отдела в котором работает должностное лицо, руководителю организации;
  • в документах содержащие жалобу о недоплате требуется указать конкретную сумму, возможные причины недоплаты и допустимых виновных лиц в таком деянии;
  • если причиной составления производственного письма явилась поломка оборудование, нужно отобразить из-за чего это случилось, и характер поломки;
  • жалоба о несвоевременном предоставлении документальных актов составляется с отображением периода, в какие сроки должен быть получен определенный документ, и его наименование. А также по возможности нужно указать виновных лиц в задержке рабочего процесса.

Источник: https://ach22.ru/semejnye-iski/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-primer-skachat-obrazets.html

Служебное письмо: образец – Дело

Образец служебной записки скачать

Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.

О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже.

Общие правила деловой переписки

Скачать образец служебного письма.

Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.

Прежде чем отправлять письмо, необходимо позаботиться о некоторых ключевых моментах:

  • необходимо определить такие характеристики, как тип письма (сопроводительное, гарантийное, напоминание или извещение), а также является ли оно презентационным и предполагает ли ответ;
  • установить степень доступности для адресата (есть ли необходимость во втором, уточняющем письме);
  • определиться со степенью срочности письма и способом отправки (если письмо является срочным, рекомендуется отправить его заказным письмом или по электронной почте).

Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.

Оформляется оно соответственно ГОСТу Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно этому ГОСТу, деловое письмо должно обладать своей структурой:

  • организация-отправитель и её наименование;
  • дата;
  • адрес получателя и конкретный корреспондент;
  • вступительное обращение и указание цели письма;
  • раскрывающая тему часть;
  • заключение в формуле вежливости и подпись;
  • указание на приложения, если таковые имеются.

Кроме основных формулировок текста, рекомендуется соблюдать стандарты оформления письма, составленного в электронном варианте.

В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:

  • гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
  • номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
  • для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.

Стиль изложения вопроса также должен быть корректен и понятен:

  • необходимо придерживаться правил делового этикета – начинать письмо с обращения («Уважаемый Ф.И.О.», «Ув. Ф.И.О.»), заканчивать формулой вежливости («С уважением,…»);
  • избегать двусмысленностей, неточностей, следить за лексиконом;
  • разделять текст на смысловые абзацы.

Кроме того, следует помнить об этикете и при ответе. На письмо, пришедшее обычной почтой, отвечать в течение 10 дней, на электронные письма – в течение двух.

О правилах делового этикета смотрите в следующем видеосюжете:

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными: первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые — составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Служебные письма по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения — письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, возврат задолженности, выполнение работ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Особенности и правила применения

Целью составления и отправления служебных писем, обычно, является необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Отсюда проистекают основные требования к составленному тексту: ясность, четкость и лаконичность.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу (это позволит получателю ускорить обработку письма, и, в конечном счете его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, принято посылать несколько писем (одно письмо — один вопрос). Допустимо объединять в один документ несколько вопросов, только если они взаимосвязаны.

Служебные письма занимают до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и государственной или муниципальной. Сфера применения таких документов очень широка: от рекламы собственной деятельности, до переписки с контролирующими и надзорными органами.

Важно помнить, что если на письмо-приглашение или информационное допустимо не ответить, то на письма органов и организаций, обладающих властными полномочиями, во избежание негативных последствий (к примеру, штрафов), необходимо ответить в установленный в них срок.

Правила ведения деловой переписки и порядок составления шаблонов для писем представлены в следующем видеоматериале:

Правила оформления и регистрации

Несмотря на отсутствие законодательно утвержденных правил составления писем, принято соблюдать несколько обязательных моментов в деловом общении:

  1. Письма оформляются на специальном бланке – бланке письма. В госорганах и крупных организациях (предприятиях) такой бланк разрабатывается специальной службой документационного обеспечения, а в небольших — делопроизводителем, секретарем или офис-менеджером. Утверждение бланка производится приказом руководителя.
  2. Реквизиты письма и требования к его оформлению установлены ГОСТом Р 6.30-2003. При этом для органов власти такие требования носят обязательный характер, а для остальных – рекомендательный. Грамотно составленное письмо содержит: герб Российской Федерации, субъекта РФ, или эмблему (знак) организации, ОГРН, ИНН и КПП, наименование (полное и сокращенное), дату документа, его регистрационный номер, адресата, заголовок, сам текст письма, наличие приложений, подписи и печать, данные исполнителя. Визы согласования и резолюции также являются реквизитами документа.
  3. После исполнения документа на нем проставляют отметку об этом, и о направлении в дело.

В зависимости от принятой в организации системы документооборота оформление писем может быть несколько упрощено. Однако, везде необходимы как минимум, два журнала регистрации писем и другой корреспонденции (входящей и исходящей). Нумерация в них может вестись нарастающим итогом, по порядку, а сами документы – подшиваться в отдельные папки для входящих и исходящих писем.

Структура, содержание и необходимые сведения

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении писем — краткость.

Размер не должен в большинстве случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать заголовки к кратким письмам (до 6-7 строк). Такие письма могут содержать одну часть, и не требуют вступления.

Подавляющая часть писем состоит из двух частей:

  1. Вступления. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся конкретные факты.
  2. Заключения. Здесь делают выводы, предложения, просьбы, гарантии.

Если в организации принято отправлять большое количество однотипных писем, рекомендуется создать и утвердить письма-трафареты (типовые тексты с прочерками, заполняемыми в каждом конкретном случае).

Написание резолюции

Резолюция на письме представляет собой надпись руководителя/должностного лица и содержит принятое решение относительно вопроса, затронутого в документе.

Такая надпись должна содержать:

  •  ФИО ответственного лица за исполнение документа (если их несколько, ответственный исполнитель указывается в списке первым);
  • Что именно следует сделать;
  • Срок;
  • Подпись руководителя;
  • Дату резолюции.

Проставляется такая резолюция в правом верхнем углу листа письма, или на любом свободном месте (конечно, на лицевой стороне).

Принято формулировать резолюцию таким образом, чтобы исключить двоякое понимание и различные дополнительные вопросы («сообщить о выполнении», «к руководству», «дополнительно переговорить» и т.д.).

Правила написания резолюции также изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

  • Служебные (деловые) письма выполняют важную коммуникационную функцию в деятельности любой организации, поэтому важно оформлять их в соответствии с общепринятыми правилами организационно-распорядительной документации.
  • Следующий видео урок поможет сделать вашу переписку более ясной, лаконичной и понятной:

Источник:

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Источник: https://okarb.ru/oplata-truda/sluzhebnoe-pismo-obrazets.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.