Обучение новых сотрудников

Содержание

Обучение сотрудников: этапы, методы и правила обучения сотрудников интернет-магазина

Обучение новых сотрудников

Не будем начинать статью с прописных истин и рассказывать о пользе обучения сотрудников. Просто примем за факт: повышать квалификацию и учиться новому надо, и точка. Поскольку многие сотрудники интернет-магазина работают удаленно, поговорим о видах онлайн-обучения. Как выбрать достойные курсы, чему там учат и как оценить, принесла ли учеба результаты?

Примеры, когда обучение необходимо

Представьте, что в вашем бизнесе возникла одна из следующих ситуаций:

  • вы расширяете штат и не хотите тратить время на обучение новых работников;
  • вы набираете обороты и чувствуете, что знаний ваших сотрудников уже недостаточно;
  • вы видите, что конкуренты опережают вас по качеству обслуживания;
  • вы заключили договор на продажу новой коллекции известного бренда: надо научить менеджеров правильно ее продавать;
  • вы хотите сплотить сотрудников и создать лучшую команду;
  • вы хотите избавиться от конфликтов в коллективе.

Для каждой из этих проблем есть решение. Главное – правильно выбрать направление онлайн-обучения и заинтересовать им ваших сотрудников.

Обучаться можно по интернету без дополнительного оборудования: достаточно компьютера с выходом во Всемирную сеть, некоторых программ (“Скайп”, “Хенгаутс” и другие), бесперебойной связи и, конечно, финансов.

Многие обучающие центры предлагают разные варианты дистанционного обучения: групповое и индивидуальное, обычное и интенсивное.

Групповое обучение

  1. курсы. Как правило, это серия обучающих видеоуроков: сотрудники смотрят их онлайн, а затем общаются с организатором на предмет понимания, проходят практические занятия. Например, первый урок: виды целевой аудитории интернет-магазина. Второе занятие: способы обратной связи с клиентами. Третий урок: отработка возражений покупателей.

    Современные видеокурсы – это не нудные лекции, а яркие ролики в лучших традициях . Такая информация воспринимается легко и непринужденно.

  2. Интенсивы. Это концентрированные курсы, где участники получают огромное количество информации в короткие сроки. Интенсивы похожи на обычные курсы: включают в себя теорию и практику.

    Обычно они проводятся каждый день – например, в течение рабочей недели.

  3. конференции, вебинары. Как правило, посвящены одной теме или направлению. Например, разбор кейсов по увеличению продаж в интернет-магазинах, создание современного сайта, обучение конкретной технике продаж – например, холодных звонков.

    Вебинар обычно длится не более часу-двух, онлайн-конференция – может и дольше. Ведущий, или спикер, общается с участниками, которые могут сидеть за мониторами в разных концах света. Каждый может задавать вопросы устно или с помощью сообщений.

  4. Тренинги. Предполагают чисто практические занятия: меньше теории, больше “мяса”.

    Часто проводятся в форме игры, мастер-класса, совместной работы. Это отличный способ для тренировки определенных навыков и умений сотрудников. Например, отработка возражений клиентов, упражнения по концентрации внимания и памяти, обучение конкретным методикам продаж.

    Вот пример, симулятор холодных звонков: менеджеры по продажам прослушивают множество записей телефонных разговоров и учатся на примерах других, как надо и как не стоит делать. После такого тренинга на любой вопрос они будут отвечать автоматически и уверенно.

Индивидуальное обучение

Если интернет-магазин маленький, сотрудников немного, нецелесообразно оплачивать групповое обучение. Ну если только самый общий курс – об основах работы интернет-магазина.

Лучше подобрать каждому работнику свой формат: бухгалтеру – программы современного учета, менеджеру – техники продаж, дизайнеру – работу в графических программах.

Единственный минус такого обучения: контролировать каждого вы не сможете, поэтому – только доверие и, конечно, дальнейшая оценка результатов работы.

Как подготовить сотрудников к обучению?

Если у вас идеальная команда, направить сотрудников на обучение не составит труда. Но чащу всего, увы, люди не настолько мотивированы и с недовольством соглашаются учиться, даже несмотря на то, что курсы проходят за счет компании. Советуем пройти эти несколько шагов, чтобы обучение не было в тягость и принесло интернет-магазину реальную пользу.

1. Соберите сотрудников, объясните им, для чего вы покупаете дистанционные курсы. Объяснение “ну, просто так надо”, “все так делают, и мы сделаем”, “потому что я сказал” не подходят.

Четко обозначьте проблему, которую вы хотите решить с помощью онлайн-обучения, и расскажите сотрудникам, чему они научатся и как это повлияет на их работу.

Если они сами в теме и могут предложить интересные программы – стоит прислушаться.

2. Сформируйте группу, которая будет проходить обучение. Подумайте, что вам в первую очередь нужно: обучить новых сотрудников, повысить квалификацию старожилов, обучить одного человека или просто улучшить психологический климат в коллективе. Исходя из цели соберите группу.

Совет: если группа набирается большая, включите в ее состав как успешных работников, так и аутсайдеров. Секрет прост: более слабые будут тянуться за лидерами, и даже если вначале не очень-то горели желанием проходить обучение, потом обязательно втянутся. Ну а если не втянутся – делайте выводы, нужны ли вам такие аморфные сотрудники вообще.

3. Узнайте, есть ли у сотрудников все необходимое, чтобы начать обучение. В офисе это сделать легко: просто пройдите по кабинетам и осмотрите рабочие места. Кроме компьютера и доступа к интернету, позаботьтесь о микрофоне и вебкамере: все это тоже может понадобиться. Удаленным сотрудникам перечислите деньги на покупку необходимых атрибутов обучения, если их не имеется.

4. Позаботьтесь о том, кто будет заменять ваших сотрудников на время обучения. Если в интернет-магазине есть стажеры – отлично, пусть пробуют себя “в полях”. Если нет – садитесь на телефон сами или привлекайте партнеров. Дольше недели обучение вряд ли будет длиться – справитесь.

5. Предупредите клиентов на сайте, что сотрудники проходят обучение и возможны трудности с обратной связью. Обязательно извинитесь при этом и отметьте, что впоследствии качество обслуживания заметно улучшится. Словом, переведите возможный негатив в позитив.

6. Составьте инструкции и дайте их каждому сотруднику. Например, как зарегистрироваться на сайте организаторов обучения, как ввести логин и пароль, как войти в программу, установить “Скайп” и так далее.

7. Сами пройдите обучение вместе с сотрудниками. Пусть вы многое уже знаете – все равно некоторые нюансы работы того же менеджера вам еще незнакомы. Совместная учеба сблизит вас с подчиненными и даст возможность контролировать их работу впоследствии со знанием дела.

Как проверить, успешным ли было обучение?

Самое главная цель любых курсов – это результаты. Вам как руководителю наверняка хочется думать, что деньги на обучение не были потрачены впустую. Итак, по каким признакам можно понять, что обучение принесло свои плоды?

1. Увеличились продажи. Если раньше менеджеры не закрывали и половину сделок – сейчас их процент стал намного выше. Все потому, что они научились конкретным техникам и методикам и успешно применяют их в работе. Просто и логично.

2. Выросло число довольных клиентов. Возможно, количественные показатели сразу и не увеличатся – обращайте внимание на другие критерии. Например, люди стали чаще оставлять положительные отзывы о качестве обслуживания и великолепном сервисе. Делайте выводы – значит, ваших сотрудников научили быть более лояльными к клиентам.

Или, например, ваш программист прошел курс и научился делать отличные лендинги – отдельный для каждого продаваемого товара. Сам лендинг, как мы знаем, особых продаж не приносит – но он приводит клиентов на основной сайт, а значит – увеличивает трафик. Смотрите показатели статистики, и если трафик серьезно вырос – значит, результат налицо.

3. Увеличилась производительность труда. Раньше продавцы обрабатывали десять заказов в день, теперь – двадцать. А все потому, что команда прошла курс эффективного тайм-менеджмента, и теперь не тратит рабочее время на чаи с печеньями.

Или другая ситуация: отдел продаж тормозила медлительная девушка, которая не успевала за всеми и вечно оказывалась в отстающих. После тренинга ее личная эффективность увеличилась в разы: сотрудница работает быстрее и того и гляди выбьется в лидеры.

4. Сократилось время обучения новичков. Когда ранее к вам приходил стажер – вы давали ему наставника, который вводил в курс дела, обучал тонкостям и премудростям работы. На это уходило определенное количество времени.

Если краткий курс специфики работы интернет-магазина помог новичкам быстрее “въезжать” в особенности работы – значит, он был пройден не зря. Возможна и обратная ситуация: при личном контакте с наставником обучение идет быстрее, ведь прошедший курс новичок все время переспрашивает и отвлекает от работы других сотрудников.

Вывод очевиден: именно для вашего интернет-магазина наставничество – лучший способ.

5. Психологический климат в компании улучшился, сотрудники стали более сплоченными и дружными. Такое часто бывает после группового обучения, который проходит в форме игры, командной веселой работы. Совместно пережитые эмоции сближают людей – чего и требовалось добиться.

6. Удовлетворенность участников обучения. Проходила я как-то тренинг, после которого главной мыслью было “И это все??”. Коуч говорил скучнейшие вещи, рассказывал прописные истины и абсолютно ничему новому наш коллектив не научил. Стоит ли говорить, что ничего из трехдневного тренинга внедрить в практику не получилось. А значит – организация выбросила деньги на ветер.

Как не попасться на удочку мошенников

Дистанционных курсов в интернете сейчас – видимо-невидимо. Встречаются среди них и мошенники. Проверьте организаторов со всех сторон, чтобы деньги за обучение не пропали даром.

  1. Выбирайте не коучей-одиночек (если, конечно, это не Радислав Гандапас), а серьезные, проверенные временем компании. У них имеются необходимые сертификаты и лицензии на обучение и внушительный опыт работы. У диванных гуру – как правило, только хорошо подвешенный язык и огромные амбиции.
  2. Почитайте отзывы в интернете. Просто забейте название компании, имя коуча, контакты или банковские реквизиты в поисковик и наслаждайтесь. Если вас что-то насторожит – лучше не связываться и поискать более надежный вариант.
  3. Следите, чтобы условия обучения были максимально прозрачными. Хорошие тренеры сами расскажут, как будет проходить обучение, как и за что переводить оплату, распишут программы на каждый день, предоставят гарантии. Если на ваши вопросы не дают никакой конкретики, отделываются громкими фразами и лозунгами – бегите подальше.
  4. Проверьте, насколько долго компания или коуч работает на рынке. Если домен сайта или страница в соцсети зарегистрированы месяц назад, а его владелец поет сладкие песни о годах эффективной работы – понятно, что это мошенник.
  5. Обратите внимание на цену. Если она слишком занижена – ясно, что тут что-то не так. Бесплатный сыр бывает только в мышеловке: скидка размером 80-90% – явный развод. Ни один коуч не будет работать в убыток себе. В лучшем случае вашим сотрудникам предложат чудо-программу или скрипт, которая “будет делать все за них”, в худшем – просто кинут.

И самое главное – не останавливайтесь на единственном обучении! Проводите его регулярно: курсы по повышению квалификации раз в год, разовые вебинары и тренинги – каждый квартал. Так вы укрепите свою корпоративную культуру, будете держать сотрудников в тонусе ну и, конечно, заметно повысите их профессионализм. Помните: главное – системность!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-obuchat-sotrudnikov

Меньше — лучше. Как быстро и эффективно обучить новых сотрудников

Обучение новых сотрудников

В современном мире компаниям не обойтись без дополнительного обучения сотрудников, чтобы успевать за новыми тенденциями и технологиями.

Важный вопрос — как из огромного потока информации выделить действительно важное и организовать эффективные образовательные программы.

Стив Главески, сооснователь австралийского бизнес-инкубатора Collective Campus, верит в принципы бережливого обучения. В статье на Harvard Business Review он объясняет, чем они хороши.

Shutterstock

Согласно данным отчета компании EdMarket за 2018 год, в России более половины образовательных программ для сотрудников нацелены на развитие общих и управленческих компетенций.

Из них примерно 20% связаны с навыками менеджмента (принятие решений, управление проектами, лидерство, тимбилдинг) и почти четверть курсов — семинары по переговорам и навыкам продаж (прямых продаж, b2b-продаж, «холодных звонков»). При этом, наиболее популярны краткосрочные программы (63%) — тренинги от одного до четырех дней.

Примерно треть занимают среднесрочные курсы (29%) длительностью от двух до шести месяцев. Самая маленькая доля (8%) у MBA и pre-MBA.

Российские компании ежегодно тратят миллионы на обучение сотрудников, а стоимость корпоративного тренинга в среднем

достигает $1000 – 1200 в день. Если вы затеваете программу корпоративного обучения и не хотите потратить деньги впустую, воспользуйтесь кратким гидом Стива Главески по основам бережливого обучения.

Что такое бережливое обучение

Бережливое обучение — это подражание системе бережливого производства компании Toyota, основной задачей которой было сократить потребления ресурсов на каждом этапе.

Руководствоваться принципами бережливого обучения — значит думать, в первую очередь, о результатах.

Неважно сколько денег или ресурсов компания потратила на образовательный курс или сколько модных лекторов пригласила, если все это оказалось нерелевантно для решения конкретных рабочих задач.

4 основных принципа бережливого обучения:

  • Прикладной подход к обучению
  • Применение полученных знаний на практике
  • Быстрая обратная связь
  • Повторение цикла.

Как применять идеи бережливого обучения

Придерживайтесь принципа Парето (или правила 80/20). Принцип Парето помогает сосредоточиться на ключевых моментах и экономить время. Допустим, вы учите японский язык.

Согласно правилу 80/20, всего 20% слов будут встречаться в 80% разговорных ситуаций.

То есть для владения базовым уровнем достаточно выучить наиболее употребимые фразы — и вы уже не потеряетесь, гуляя по улицам Японии.

Практикуйте навыки на реальных ситуациях.

Главески рассказывает, что один из принципиальных моментов корпоративного обучения в Collective Campus — актуальность изучаемых навыков в текущих проектах и задачах, над которыми работают сотрудники.

Не достаточно просто ознакомить работников с новой методикой или технологией, предложите им протестировать ее на практике и помогите оценить результаты проведенного опыта.

Внедрите техническую поддержку на постоянной основе. Вместо того, чтобы проводить тренировки время от времени, подумайте о разработке специального обучающего приложения для сотрудников. Это особенно может быть полезно при найме новых работников и взаимодействии между разными отделами. Всплывающие окна — отличный способ быстрого, контекстного и персонализированного обучения.

Используйте индивидуализированный подход. Сложно переоценить преимущества индивидуализированного подхода: уроки могут формироваться, основываясь на предыдущих достижениях ученика, а также учитывая персональные предпочтения и задачи сотрудника.

Обеспечьте дальнейшую поддержку. Предоставьте работникам возможность развивать свои навыки после завершения тренинга или курса. Для этого можно использовать самые разные форматы: от чат-бота, который поможет решать конкретные задачи, до контакта с наставником.

Введите программу менторства в коллективе. Исследование, проведенное компанией Degreed в 2016 году, показывает, что 55% работников обращаются за помощью к коллегам при столкновении с трудностями в освоении новых навыков. Как известно, когда мы объясняем что-то другим, мы и сами лучше усваиваем материал.

Поэтому менторство в рамках коллектива, по мнению Главески, это отличный способ быстро и своевременно обучить младших коллег и повысить рабочий тонус старожил. Программу можно организовать посредством внутренней социальной сети для коллектива или регулярных мастер-классов.

Начисление бонусов за участие в программе менторства поможет поддержать интерес сотрудников к такой инициативе.

Предложите формат коротких образовательных событий. Предоставьте команде возможность проходить краткосрочные образовательные программы. К примеру, это могут быть часовые лекции или встречи, посвященные проблемам, с которыми кто-то из сотрудников недавно столкнулся. Это отличный выход для проработки реальных рабочих ситуаций, не жертвуя при этом свободным временем коллег.

Важные новости! У нас стартовал большой спецпроект«Цех.Перезагрузка», в рамках которого можно пройти бесплатный курс обучения у семи опытных профессионалов своего дела.

Выбирайте то, что вам интересно — писать сценарии, запускать стартапы, создавать бизнес, меняющий мир, продвигать бренд, начинать свое дело, стричь людей или развивать свой -канал — иотправляйте заявку.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/zehmedia/menshe--luchshe-kak-bystro-i-effektivno-obuchit-novyh-sotrudnikov-5d961f540a451800ad468791

Обучение нового сотрудника. Подготовка и адаптация | Блог Эквио

Обучение новых сотрудников

Эксперт Елена Денисова

  • Руководитель группы методологии дистанционного обучения Банка ВТБ.
  • Эксперт по настройке бизнес-команд по сотруднической технологии Organizational ZOO.
  • Бизнес-практик и доцент кафедры “Бизнес-информатика” в Финансовом университете при правительстве РФ.

Американский институт общественного мнения Gallup подсчитал, что вовлечённость новых сотрудников повышается на 69%, когда руководители ставят чёткие цели.

Если во время онбординга нет обратной связи, 98% новых сотрудников эмоционально остаются в стороне от жизни компании.

Попробуем разобраться в таких вопросах, как адаптация персонала, ввод в должность и эффективность обучения.

Обучение нового сотрудника. Зачем и почему

В любом обучении важно понимать цель: зачем оно и чего хотим добиться. Желаемый результат ввода в должность нового сотрудника — он спокоен и у него есть все условия для работы, которую он выполняет самостоятельно.Во входном обучении учитываются интересы

  • компании,
  • руководителя нового сотрудника,
  • самого сотрудника.

Компания хочет, чтобы сотрудник быстро влился в коллектив и быстрее начал приносить бизнесу пользу. Руководитель не горит желанием тратить свое время на адаптацию сотрудника, хочет, чтобы сотрудник брал на себя ответственность за задачи. Ну и хотелось бы, чтобы только что прибывший не испугался и не убежал обратно на рынок труда.

Задачи нового сотрудника — адаптироваться и понять, как проходят процессы в компании. Часто сотрудник стесняется спросить, где столовая, туалет, к кому обратиться за отгулом и больничным.

Как удовлетворить интересы всех трех сторон? Все эти задачи и интересы нужно увязать в одну систему адаптации персонала.

Сейчас всё чаще компании прибегают к дистанционному формату ввода нового сотрудника в должность. Иногда оставляют микс с очным обучением.

Кейс Эквио

В Эквио ещё до приёма на работу нового сотрудника он получает ссылку на вход в СДО, где изучает блок для нового сотрудника:

  • о компании (презентации, видео-курсы),
  • заочное знакомство с коллегами (подгружена база сотрудников по городам и отделам),
  • организационные вопросы (какие документы принести в первый день, как будет проходить оформление).

Организация обучения персонала. Составляющие

Обучение нового сотрудника — часть системы адаптации персонала, и тут нужны:

Методология

Из чего состоит обучение, какие блоки необходимо включить, какая программа обучения, её сроки и длительность. Разные компании закладывают на приём нового сотрудника и его адаптацию разные сроки.

Инструментарий

Какие необходимо использовать инструменты для проведения входного обучения.

Возможности компании для реализации входного обучения складываются из этих двух факторов: что имеем и можем использовать.

Пребординг & онбординг. Добро пожаловать!

Приём нового сотрудника проходит по разным сценариям. Пребординг и онбординг — новые интригующие термины — оставляют много места для творчества: что включить, фильтровать ли информацию, проводить ли аттестацию.

В успешных компаниях совмещают пребординг и онбординг: вводят в курс дела заранее, и когда новый сотрудник уже вышел на работу. Самостоятельное дистанционное обучение возможно только на добровольной основе: никто не обязан штудировать талмуды по ссылкам.

Читаем в первый раз, но не применяем на практике. Всё кажется понятным. Если не повторить при входе в должность, человек информацию просто забудет. Возникнут претензии коллег (“Тебе же говорили!”), а он взял и… добровольно талмуд не заметил.

Пребординг можно запустить, когда новый сотрудник получил предложение о работе. Функциональное обучение может растянуться и на месяц, и на год — всё зависит от сложности знаний.

Кейс Русьимпорт

“Русьимпорт” была одной из первых компаний, где студентов действительно учили перед входом в индустрию: продукция, психология, мерчендайзинг — это было бесплатно и интересно. Дальше — экзамен. Успешно сдашь — берут на работу, к которой новый сотрудник уже подготовлен.

Онбординг. Формат подачи информации

Идеальное наполнение вводного кита состоит из двух частей:

Информация о компании, её ценностях, рассказ о том, где что находится.

Информация о том, что новый сотрудник должен делать на работе.

Для иллюстрации ценностей компании и знакомства с нею хорошо работают небольшие анимационные ролики (1-2 минуты) или видеоролики, мини-сериалы о компании. Слайдовый курс, персонаж и теплая атмосфера тет-а-тет, максимум визуализации, образности, понятные материалы. Тексты на тонну страниц не работают.Что касается профобучения, нужно понимать цели и какого результата необходимо достичь, подготовить чёткие и конкретные инструкции с пояснениями на разные случаи жизни.

Один из эффективных и интересных форматов — треки. В треке развития нового сотрудника должна быть полностью прорисована канва программы обучения. Это не коробочный курс со слайдами, а прописанный сценарий действий от первого дня до завершения испытательного срока.

Если речь о крупной федеральной компании, треки — идеальный формат. Административный руководитель рядом, а реальный функциональный, который ставит задачи и разбирается в специфике профессии нового сотрудника, может быть за много километров.

В треки вставляют и обратную связь по заданиям, и онлайн-встречи с руководителем или наставником.

Геймификация в обучении новых сотрудников

Один из видов обучения нового сотрудника через геймификацию — использование технологии дополненной реальности. Это возможность сделать процесс не только эффективным, но и увлекательным. Новый сотрудник самостоятельно передвигается по значкам, наводит на них планшет или смартфон — ощущение, что квест проходишь. Сейчас такой формат используют немногие.

Кейс Росатом

ГК “Росатом” — компания распределённая, состоит из множества организаций. У меня как у нового сотрудника был буклет, где прописаны ценности компании, её значимость, успехи и специальные вставки, куда я наводила свой смартфон, и на нём открывались обучающие ролики.

Эффективность обучения. Цифровизация

Цифровая трансформация бизнеса и впоследствии всех обучающих инструментов для новых сотрудников — сложная задача мирового уровня. Все рабочие процессы постепенно переводятся в цифровое пространство.

Эксперты НИУ ВШЭ в сентябре прошлого года в своем докладе “Проблемы и перспективы цифровой трансформации образования” выделили семь срочных задач цифровизации обучения в России. Во время российско-китайской образовательной конференции в Москве громко прозвучал тезис о развитии материальной инфраструктуры.

Дата-центры, новые каналы связи, устройства для использования цифровых учебно-методологических материалов — всё это необходимо не только школьникам и студентам, но и сотрудникам, которые проходят корпоративное обучение.

При всей важности “матчасти”, мне кажется, методологическая часть важнее: как сделать так, чтобы информация была актуальна и в понятном виде. Техническое решение всегда найдется.

Кейс Агрокомплекс

Хороший пример в сельском хозяйстве — “Агрокомплекс”: у них уже и комбайны сами ездят. Сотрудники используют мобильные возможности, но трудности с интернетом остаются. Весь контент в мобильнике, и есть точка, куда можно подъехать и подгрузить результаты своего обучения, скачать новые курсы.

Ну и напоследок о самом модном. Часто слышу от коллег и клиентов желание перенестись из очных форматов в онлайн. Вопрос: дешевле один раз потратиться на разработку дистанционного обучения или лучше делать всё своими силами, например, обмениваться ссылками на файлы в облаках. При принятии такого решения, считайте в долгосрочной перспективе:

  • Поднимите все цифры, во сколько за последние пару лет вам обошлось очное обучение — аренда помещений, питание участников, зарплаты тренеров и организаторов, командировочные расходы. Учитывайте также зарплаты самих участников очного обучения — на эти дни они практически полностью вываливаются из рабочего процесса.
  • Просчитайте стоимость инструментов для дистанционного формата обучения: сколько стоят вебинары, сколько лицензии, допуски и прочее. Продумайте, кто будет администрировать новые инструменты, отвечать за контент, заложите их зарплаты. Несомненный плюс — обучение можно проводить с минимальным отрывом сотрудников от рабочих процессов. Учтите временнЫе затраты — в том числе на inhouse разработку, если вы решите идти по этому сценарию.

Теперь давайте разберёмся, что относится к онлайн-обучению, а что — к офлайн.

  • Система наставничества и очные тренинги всё равно нужны.
  • Сейчас всё онлайн, но тренинги и вебинары — это тот же очный формат, только в удалённом доступе.
  • Электронное обучение предполагает отсутствие тренера: новый сотрудник самостоятельно смотрит запись и слайды. Там, где есть спикер, тренер, который тратит своё время и держит внимание аудитории, относится к очному формату.

Я бы не использовала только электронный формат или только очный при вводе нового сотрудника в должность. Сейчас очный онлайн формат работает даже лучше, чем очный офлайн: больше людей и возможностей. Если брать форс-мажорные ситуации, как в случае с коронавирусом, лучше разрабатывать комплексное решение. Полностью лишать людей общения тоже неправильно. Нам нужны обратная связь и взаимодействие, вплоть до тактильного — рукопожатия. При том что онлайн решает какие-то задачи лучше очного формата, например, тренажеры и симуляторы, какие-то вещи должны остаться в очном формате.

Уровень безработицы в России в апреле 2020 года вырос по сравнению с предыдущим месяцем с 4,6% до 5,6% (по данным Коммерсанта), но это только официальная статистика.

Как бы нам ни хотелось думать, что на рынке много профи и все рвутся работать именно к вам, правда жизни в том, что уже давно не только работодатель выбирает сотрудника, но и сотрудник — компанию. Из-за этого повышаются требования к HR-департаменту, к корпоративному обучению и, в частности, к обучению новых сотрудников.

Персонал молодеет, а с ним усиливаются тренды цифровизации и перехода всех процессов в онлайн. Завоевать лояльность новых сотрудников с первого дня сотрудничества — ваша задача максимум.

Оставьте заявку на
онлайн-демонстрацию

Покажем, какие задачи решает платформа в вашем бизнесе

Найдём точки роста и посчитаем вашу выгоду

Покажем кейсы наших клиентов из вашей или схожей отрасли

Источник: https://e-queo.com/blog/articles/obuchenie-novogo-sotrudnika

Обучаем новых сотрудников правилам делопроизводства

Обучение новых сотрудников

В статье мы расскажем, чему и как научить сотрудников в первые дни на новом месте, как включить краткий курс делопроизводства в программу их адаптации. Даже если компания не ведет таких программ, корректные и доброжелательные объяснения помогут новичкам избежать ошибок и быстрее влиться в коллектив.

Каждый, кто приходит на новую работу, знает, какой это стресс. По основным обязанностям новичков довольно быстро вводят в курс дела и непосредственный начальник, и коллеги по отделу.

А о второстепенных вещах рассказать часто некому. Отсюда и ошибки, которые допускают новички в обращении с документами. Исправлять их порой дорого и долго. Поэтому новых работников нужно обучать и адаптировать.

Способы адаптации новичков

Обычно за адаптацию новых сотрудников отвечают кадровики. Они всячески поддерживают работников в их первые (действительно нелегкие) дни на новом месте.

«День нового работника». На крупных предприятиях, где количество работников измеряется тысячами, а кадровые передвижения происходят постоянно, обучающие мероприятия для новичков – распространенная практика.

Примерно один раз в две недели группу из нескольких новых работников в течение целого дня водят с экскурсией по подразделениям, знакомят с производством, рассказывают им о компании, показывают презентационные фильмы, объясняют общие правила работы.

Обычно в этот день новички проводят несколько часов в учебном классе, где им показывают и объясняют структуру локальной сети компании, внутреннего корпоративного портала, а также объясняют принципы работы в основных программах.

Наставничество. В небольших и средних по размеру компаниях, где новые сотрудники появляются редко, организовать для каждого из них «День нового работника» вряд ли возможно и не совсем рационально.

В этих случаях выручает так называемое наставничество, когда за новичком на пару недель закрепляют кого-то из коллег, который объясняет подопечному правила и принципы работы на новом месте и нормы корпоративной этики.

Даже если новый работник всего один, нужно помочь ему в адаптации. Чтобы новичок включился в работу как можно быстрее, его нужно обучать. Это относится и к небольшим компаниям, где трудится десяток человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два.

Выбираем способ адаптации

Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом.

Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов.

Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ.

Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение

(Таблица 1).

Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.

Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.

Учитываем «местный колорит»

Все тонкости делопроизводства новым работникам знать не обязательно. Новички должны разбираться в особенностях процессов делопроизводства именно своей организации; знать, к кому обратиться за справкой или где получить информацию, если возникнут затруднения при работе с документами.

Большинство новичков приходят в компанию с собственными представлениями о том, как нужно работать с документами: «А на прошлой работе мы делали так…» (или вообще не делали). Если с самого начала не дать понять, что в компании для всех установлены общие четкие правила ДОУ, то шлейф предыдущего опыта еще долго будет сопровождать нового сотрудника и создавать проблемы ему и его коллегам.

Общие правила делопроизводства, конечно, универсальны. Но в каждой компании немало собственных традиций. В Таблице 2 на примере условной организации показано, какие это могут быть особенности.

Таким образом, если новичок прежде работал в более или менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Академический подход при корпоративном обучении вообще не приветствуется: начинать с азов некогда, да и не нужно. задача – донести до нового коллеги только «местные» особенности обращения с документами.

Не нужно сообщать ему, что служебная записка – информационно-справочный документ, выполняющий определенные функции. Вместо этого нужно объяснить, в каких случаях в компании составляют служебные записки и как именно это делать.

Если сравнить приведенные выше примеры, становится понятно, почему разные категории работников обучаются по разным программам. Похожие программы можно составить для работников, которые ведут активную внешнюю переписку, и тех, кто работает в основном с внутренними документами, для сотрудников центра обслуживания клиентов и для ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Преимущество специализированных программ в том, что они помогают новым работникам быстро и эффективно освоить основные правила делопроизводства в организации. Менее значимыми умениями сотрудники овладеют сами в процессе работы.

На основе специализированных программ строится и индивидуальное обучение. Если в компании никто не занимается адаптацией новичков, то все равно кто-то должен объяснять им правила работы.

Если речь идет о правилах и принципах делопроизводства, то лучшим консультантом станет сотрудник канцелярии, а не того отдела, в котором новичку предстоит работать.

Программа обучения составляется в зависимости от того, какие обязанности будет выполнять новый сотрудник.

Составляем программы обучения

Если обучение новичков в компании проводится на постоянной основе, лучше составить одну универсальную и несколько специализированных программ. Обучение обязательно должно завершаться практикой.

УНИВЕРСАЛЬНАЯ ПРОГРАММА

Универсальная программа подойдет компаниям, которые практикуют «Дни новых работников» или похожие мероприятия. Она предполагает групповое обучение. Новым сотрудникам преподают только общие правила делопроизводства в организации (Пример 1).

Пример 1

универсальной программы обучения новых работников

Для кого предназначена: для всех новых работников.

Темы:

I. Правила подготовки и оформления документов.

1. Подготовка и оформление исходящих документов:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

2. Подготовка и оформление внутренних документов.

3. Маршруты согласования документов в компании.

II. Поиск документов.

III. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Создать служебную записку.

2. Отправить на согласование проект документа.

3. Выполнить задание по документу:

а) принять задание (например, создать письмо-ответ);

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

4. Найти документ в базе данных.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ

Для обучения по специализированным программам «студенты» делятся на несколько категорий в зависимости от выполняемых ими обязанностей. Для каждой категории обучающихся составляется собственная программа (Примеры 2 и 3). Использовать такие программы удобно, когда практикуется наставничество.

Пример 2

специализированной программы обучения «Руководитель»

Для кого предназначена: для начальников отделов, филиалов,

заместителей, топ-менеджеров.

Темы:

1. Рассмотрение документа в СЭД:

а) вынесение резолюции;

б) назначение исполнителя;

в) прием выполненного задания.

2. Маршруты согласования документов в компании.

3. Подписание и утверждение документа.

4. Создание документа в СЭД:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

5. Подготовка и оформление исходящих документов.

6. Поиск документов.

7. Делегирование полномочий помощнику в СЭД.

Практические задания:

1. Назначить исполнителя по входящему документу

с вынесением резолюции.

2. Согласовать проект документа.

3. Проверить лист согласования и утвердить/не утвердить

проект документа.

4. Выполнить задание по документу:

а) принять задачу в работу;

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

5. Найти документ в базе данных.

6. Делегировать свои полномочия помощнику в СЭД.

Пример 3

специализированной программы обучения «Секретарь»

Для кого предназначена: для офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей.

Темы:

1. Регистрация документов:

а) регистрация входящих документов;

б) регистрация исходящих документов;

в) регистрация внутренних документов.

2. Правила подготовки и оформления документов:

а) подготовка и оформление исходящих документов:

• прием и выполнение задания;

• отчет о выполнении задания;

б) подготовка и оформление внутренних документов;

в) маршруты согласования документов в компании.

3. Контроль выполнения заданий по документам:

а) назначение исполнителя;

б) отчет о выполнении задания;

в) справка-отчет о выполнении заданий.

4. Хранение документов:

а) составление номенклатуры дел;

б) формирование дел.

5. Поиск документов.

6. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Зарегистрировать документ.

2. Проверить маршрут согласования документа.

3. Отправить исполнителю задачу по документу.

4. Поместить документ в дело согласно номенклатуре.

5. Найти документ в базе данных.

Теория или практика: расставляем акценты

Корпоративное обучение хорошо тем, что позволяет сотрудникам в минимальные сроки отработать максимум практических умений.

В школе или вузе у преподавателей есть время на разъяснение теории. У нас его нет, да и не студенты перед нами, а профессионалы своего дела, у большинства из которых за спиной свои университеты. Осваивать профессию делопроизводителя в их планы не входит.

Если мы делаем упор на практику, то вполне логично, что обучение должно проводиться в специально оборудованном помещении.

В идеале каждого «студента» нужно посадить за компьютер, чтобы он мог выполнить задания по работе в СЭД.

В крайнем случае компьютер может быть и один на всех, но каждый из новичков обязательно должен успеть поработать в программе в тестовом режиме. Обучать работе в СЭД с помощью показа презентаций – пустая трата времени.

Готовить ли для группы обучающихся обширный и красочный раздаточный материал? На наш взгляд, не стоит. Если есть возможность обойтись без лишних бумаг, то лучше так и сделать. Слушатели сами законспектируют то, что сочтут нужным, а упор лучше сделать на практических заданиях.

РЕЗЮМЕ

1. Программы адаптации и наставничества для новичков должны включать обучение делопроизводству. Если таких программ в организации нет, то новых сотрудников рекомендуется обучать индивидуально, направляя их к секретарю или в канцелярию.

2. При составлении программы обучения нужно учитывать особенности обращения с документами в каждой конкретной организации.

3. Если новички обучаются группой, для них составляется универсальная программа обучения делопроизводству. Если есть возможность разделить «студентов» по функционалу, для них разрабатываются специальные программы. Преимущество их в том, что работники получают больше нужной в работе информации.

4. При составлении программы обучения рекомендуется закладывать в нее минимум теории и максимум практики.

5. Обучение по любой программе должно завершаться практическими заданиями. Каждый «ученик» должен выполнить как можно больше заданий под руководством преподавателя.

Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2017/obuchenie_sotrudnikov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.