Обязанности менеджера по закупу

Профессия – менеджер по закупкам

Обязанности менеджера по закупу

Евгений Мирончиков, менеджер по закупкам ООО «Рассвет»

Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию. Ведь при форс-мажорных обстоятельствах я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше.

— Евгений, чем занимается менеджер по закупкам? Можно ли назвать вашу профессию широко распространенной?

— Сотрудники, которые занимаются вопросами закупок, есть, наверное, в каждой компании. В тех компаниях, где объем закупок велик, на этом специализируются целые подразделения, и существует должность менеджера по закупкам. Закупать можно все что угодно – сырье, оборудование, инвентарь и др.

В советские времена менеджеров по закупкам называли снабженцами, на предприятиях были целые отделы снабжения.

— Что закупает ваше предприятие? Много ли у вас обязанностей?

— Наше предприятие работает в угольной отрасли. Мы закупаем преимущественно за рубежом (Китай, Тайвань) оборудование и комплектующие для угольной промышленности, а затем продаем все это угольным компаниям.

Обязанностей у менеджера по закупкам немало, и все они очень важны для полноценной работы компании.

В моем случае это планирование закупок, выбор поставщика, контроль платежей, отслеживание отгрузки товара, приемка (проверка) оборудования при закупке, а также, в случае необходимости, выезд на завод поставщика. Хотя, наверное, на других предприятиях набор аналогичных функций может отличаться от названного.

— Каков алгоритм вашей работы при осуществлении конкретной закупки?

— Я получаю заявку на закупку от нашего отдела продаж. Поскольку типов оборудования у нас пять, то, чтобы избежать путаницы, за каждым закреплен специальный сотрудник соответствующего отдела.

Получив заявку, я начинаю искать поставщика. Когда поставщик найден, начинается процесс технического согласования оборудования: оно должно на 100 процентов соответствовать необходимым техническим характеристикам и другим критериям: это мощность, напряжение, габариты, вес, цвет корпуса и проч. То есть я проверяю номенклатуру оборудования на предмет наличия расхождений.

Если расхождения не выявлены, я заключаю внешнеэкономический контракт с компанией-продавцом, а затем – договор с компанией-перевозчиком, которая будет доставлять оборудование в Россию.

И, наконец, последний этап моей работы – приемка, то есть контроль качества и количества товара. Если оборудование дорогостоящее и крупное, мне приходится выезжать на завод в командировку, чтобы осуществить приемку, а если нет – достаточно запросить от завода необходимые фотографии, протоколы заводских испытаний, сертификат и изучить их.

Если претензий к количеству и качеству нет, дальнейшей доставкой товара в Россию, включая «растаможку», занимаются другие службы нашей компании.

— Вы упомянули о поиске поставщиков. Как он происходит? Вы ищете заводы через Интернет, с помощью личных связей? Какие здесь есть «подводные камни»?

— Всю необходимую информацию я могу найти в Интернете. Для меня важно несколько моментов.

Во-первых, с какого года завод, где предполагается закупка оборудования, работает: лучше, чтобы это было не очень молодое предприятие.

Во-вторых, я проверяю наличие сертификатов качества продукции, отсутствие жалоб на товар со стороны потребителей. Это означает, что завод работает в соответствии с определенными требованиями.

В-третьих, завод должен иметь сертификат системы менеджмента качества. Это, в частности, свидетельствует о том, что у него есть свои лаборатории, свои цеха, что производство там налажено на серьезном уровне.

— Неужели всю эту работу по взаимодействию с поставщиками менеджер по закупкам проделывает в одиночку?

— Конечно, нет. Например, в проведении переговоров моя роль второстепенная, здесь ведущую роль играет представитель отдела маркетинга. На переговорах я участвую в обсуждении только коммерческих вопросов.

— А при отслеживании оплаты по контракту могут возникнуть сложности?

— Как правило, предоплата, которую вносит наше предприятие, составляет около 30 процентов от всей суммы, а после заключения договора о купле вносится оставшаяся сумма двумя частями. И я должен внимательно следить за тем, чтобы в цифрах не было расхождений.

— Расскажите подробнее, как осуществляется приемка товара.

— Если приемка происходит на заводе, то мне иногда приходится ездить в командировку дважды. Первый раз – во время изготовления оборудования, чтобы исключить производственные ошибки и убедиться, правильно ли понял нас поставщик. Второй раз – когда заказ уже готов, то есть можно принять всю партию товара.

Если же приемка осуществляется заочно, я просто изучаю присланные материалы. Здесь есть свои трудности.

Например, мне нужны фотографии оборудования, сделанные в интересующем нас ракурсе и с необходимым приближением/отдалением, но практически никогда завод с первого раза не присылает именно то, что нужно. Приходится просить другие фотографии, в итоге процесс может затянуться на несколько дней.

— Скажите, а угольные компании, которым вы поставляете оборудование, не могут напрямую купить его у заводов-изготовителей с помощью собственных менеджеров по закупкам? Почему они обращаются в вашу фирму, которая фактически выполняет посреднические функции? И где гарантия, что оборудование, которое вы приобретете, будет соответствовать их требованиям?

— Дело в том, что угольные компании не покупают товар напрямую с завода. Чтобы не ошибиться с выбором поставщика и товара, нужны специальные исследования: анализ рынка производителей, качества деталей и многое другое. Наши клиенты, как правило, этим не занимаются, а просто рассматривают предложения, поступающие от фирмы оптовой торговли, и выбирают подходящие варианты.

При этом наша фирма вовсе не делает секрета из того, где закупается оборудование. Более того: на втором этапе приемки на завод приезжает наш клиент, и его там учат работе на оборудовании. Фактически клиент тоже проверяет его качество не только визуально, но и функционально.

— Скажите, а помимо поездок на заводы для приемки товара, у вас случаются другие командировки?

— Конечно, причем цели могут быть разными. Например, я выезжаю на заводы «на перспективу» – чтобы выяснить, где мы еще можем закупать товар, каково его качество, понаблюдать за процессом изготовления, обсудить с потенциальным поставщиком ряд моментов.

Также я посещаю специализированные тематические выставки: был в некоторых городах России – Екатеринбурге, Новокузнецке, Новосибирске, за рубежом – в Пекине, Сиднее, где раз в четыре года проходят крупные выставки оборудования для угольной промышленности.

— Должен ли менеджер по закупкам, работающий с иностранными поставщиками, свободно владеть иностранным языком?

— Английский язык желательно знать, но это не принципиально важно. Все-таки мы работаем вместе с менеджерами по внешнеэкономической деятельности, которые свободно владеют иностранными языками. С иностранными контрагентами я общаюсь через переводчика.

— Какое образование нужно менеджеру по закупкам? Требует ли эта профессия высшего образования?

— Конечно, требует, причем не одного. В идеале менеджеру по закупкам, работающему в такой компании, как наша, нужно не только экономическое образование, но и техническое, лучше всего – связанное с тем оборудованием, которое закупается. Очень важно, чтобы менеджер хорошо представлял себе принципы работы этого оборудования.

— С какими трудностями можно столкнуться в вашей работе?

— Трудности возникают, как правило, из-за недостатка информации. Бывали ситуации, когда я ощущал некую нехватку сведений по технической части, приходилось искать их дополнительно. Правда, в основном я работаю со знакомым мне оборудованием и опыт у меня довольно большой, так что с трудностями я сталкиваюсь нечасто.

Менеджера, работающего в сфере торговли, может подстерегать еще и проблема профессионального недопонимания между поставщиком и покупателем. Случалось, мы заказывали китайским партнерам оборудование одного качества, а получали – абсолютно другого. Приходилось оперативно договариваться о снижении цены, о некоторых доработках со стороны завода…

Кроме того перед закупкой нужно решить с заводом вопрос о предоставлении скидки. В какой-то степени наличие скидки зависит от действий менеджера по закупкам. Задача менеджера здесь, грубо говоря, «выбить» скидку. А так как опыт сотрудничества с каждым заводом различный, то и аргументы при обсуждении скидок приходится приводить разные.

— Менеджер по закупкам сильно влияет на эффективность работы компании. А профессия эта – влияет на менеджера?

— Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию.

Ведь при форс-мажорных обстоятельствах, когда обнаруживаются какие-то ошибки со стороны поставщика (что-то недоделали или сделали что-то не так), я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше.

И если сталкиваешься с подобными ситуациями раз за разом, то такие качества, безусловно, появятся сами собой.

Беседовала Юлия Соловьева

Источник: http://ecsocman.hse.ru/text/36671376.html

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Обязанности менеджера по закупу

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Общие положения:

1.1. Менеджер отдела закупок является специалистом отдела закупок и отвечает за обеспечение необходимой номенклатурой товаров закрепленной за ним группы в количествах, удовлетворяющих текущий спрос.

1.2. Менеджер отдела закупок назначается на должность и освобождается от нее директором (по представлению коммерческого директора). Трудовые отношения менеджера отдела закупок регулируются срочным трудовым договором.

1.3. Менеджер отдела закупок подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок.

1.4. Менеджер отдела закупок обязан повышать свою квалификацию в соответствии с действующими условиями работы и внутренними мероприятиями по повышению квалификации работников.

1.5. Менеджер отдела закупок в своей работе руководствуется действующим законодательством, настоящей должностной инструкцией, а также внутренними нормативными актами.

1.6. На время отсутствия менеджера отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его права и обязанности принимает на себя начальник отдела закупок, либо приказом по Обществу они возлагаются на иного работника.

Основные обязанности:

2.1. Обеспечение работы по следующим направлениям:

·  соответствие объемов поставок товаров своей группы текущему спросу;

·  доставка запчастей и иных материальных ценностей на склад;

·  прием товаров по количеству, качеству и правильности сопроводительной документации.

2.2. Непосредственное осуществление работы по следующим направлениям:

·  определение текущего спроса на товарную группу;

·  работа с постоянными поставщиками в части формирования, сопровождения и контроля оплаты заказа;

·  мониторинг состояния рынка товарной группы и близким к ней товарам;

·  поиск потенциальных поставщиков;

·  проведение заключительных переговоров с поставщиком и согласование условий поставки с непосредственным или прямым руководителем;

·  формирование заказа на поставку;

·  контроль выполнения заказов на поставку;

·  контроль исполнения обязательств перед поставщиками;

·  обучение продавцов;

·  консультации продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе;

·  регистрация хозяйственных операций и оформление сделок;

·  управленческий учет;

·  защита интересов во взаимоотношениях с юридическими и физическими лицами;

·  принятие решений по оперативным вопросам, возникающим при исполнении служебных обязанностей.

Уровень полномочий:

Менеджер отдела закупок в пределах своей компетенции, определенной перечисленными в разделе «Основные обязанности» настоящей должностной инструкции обязанностями, имеет право:

3.1. Требовать от любого должностного лица совершения следующих действий:

·  предоставления информации в порядке и в сроки, регламентированные нормативными документами, либо необходимой Сотруднику для выполнения своих функций;

·  подготовки документов в порядке и в сроки, регламентированные нормативными документами, либо необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

·  предоставления подчиненных работников в распоряжение Сотрудника или их направление для выполнения согласованных совместных действий (контрольные мероприятия, проверки, ревизии, сверки, консультации и пр.), либо непосредственное совершение вышеуказанных действий;

·  организации мероприятий в порядке и в сроки, регламентированные нормативными документами, либо необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

·  предоставления денежных, материальных, энергетических, кадровых и других видов ресурсов в порядке и в сроки, регламентированные нормативными документами, необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

·  принятия решений по оперативным вопросам деятельности должностного лица, которые могут повлиять на выполнение Сотрудником его функций.

Допускается отказ от исполнения вышеуказанных требований. В этом случае должностное лицо обязано в разумный срок предоставить Сотруднику письменное объяснение причин отказа.

3.2. Подписывать документы. В соответствующих требованиям нормативных актов случаях – на основании доверенности.

3.3. Вести от своего имени переписку и переговоры.

3.4. Вносить предложения о поощрении и наказании работников.

Ответственность:

4.1. Менеджер отдела закупок несет ответственность за обеспечение поставок товаров, за своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией, сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

4.2. Менеджер отдела закупок несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.3. Менеджер отдела закупок несет ответственность за причинение ущерба (материального либо нанесения вреда деловой репутации) Обществу – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

Оценка эффективности работы:

5.1. Оценка эффективности работы менеджера отдела закупок производится ежеквартально.

5.2. Эффективность работы оценивается по следующим направлениям:

·  обеспеченность материальными ресурсами определенной товарной группы;

·  уровень подготовки продавцов в части товарной группы;

·  применяемые ресурсы, технологии и методы работы;

·  проявление инициативы, нововведения и инновации в работе;

·  сбои в работе и претензии к менеджеру отдела закупок со стороны других подразделений;

·  качество и стоимость поступающих на склады материальных ресурсов;

·  взаимоотношения с поставщиками и иными внешними организациями.

5.3. Оценка эффективности работы менеджера отдела закупок производится непосредственно начальником отдела закупок, согласовывается с коммерческим директором и утверждается исполнительным директором.

Начальник отдела закупок ________________________

Источник: https://pandia.ru/text/77/157/11379.php

Должностная инструкция менеджера по снабжению. Автор Анатолий

Обязанности менеджера по закупу

Должностная инструкция менеджера по снабжению 

Утверждаю Генеральный директор ФИО ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по снабжению назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.  1.3. Менеджер по снабжению подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4.

На должность менеджера по снабжению назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы в соответствующей области не менее года. 1.5.

На время отсутствия менеджера по снабжению его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.6.

Менеджер по снабжению должен знать: – федеральные законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие осуществление коммерческой деятельности; – организацию перевозок грузов на всех видах транспорта; – методы и порядок планирования запасов и управления ими;

– требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой

документации.

– особенности деятельности сектора снабжения, а также требования к закупаемому товару материальной ценности (ТМЦ).

– как действующие, так и потенциальные источники снабжения, наличие у них ресурсов, их цены, качество, действия продавцов и рыночные условия.

– политику компании по снабжению и процедуру снабжения

– законы, нормативные документы и требования потребителей в части приобретения, доставки, обслуживания и использования закупаемых ТМЦ.

– уметь  рассчитывать ожидаемые сроки прибытия ТМЦ , информации и денежных средств.

1.7. Менеджер по логистике руководствуется в своей деятельности: – законодательными актами РФ; – Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; – приказами и распоряжениями руководства;

– настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по снабжению 

Менеджер по снабжению  выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. При необходимости координирует и осуществляет взаимодействие подразделений при закупках. Осуществлять закупки централизованно, с экономической выгодой и в географически выгодных регионах.

2.2. Анализирует потребность в ТМЦ. При необходимости, составляет детальные описания ТМЦ, требуемых процедур, сроков и пунктов доставки.

2.3. Не реже 1 раза в месяц производит ревизию и оценку действующих договоров в плане регулярности доставки, цены, условий оплаты  и правильности выбора поставщика с передачей данных начальнику отдела снабжения.

2.4. Немедленно уведомляет начальника отдела снабжения о любых понесённых потерях, в том числе и косвенных.

2.5 Своевременно и в полном объеме уведомляет обо всех связанных с вопросом снабжения лиц в части, их касающейся, о своих действиях в процессе выставления заявок и заказов, в ходе исполнения заказа и ожидаемом времени прибытия грузов.

2.6 Устанавливает и поддерживать деловое сотрудничество с поставщиками, а также с потребителями заказываемых ТМЦ внутри  компании , проявляя при этом тактичность и взаимопонимание.

2.7. Своевременно и по установленной форме предоставляет плановую, отчетную и бюджетную документацию по принадлежности.

2.8. Проводит переговоры, размещает заказы и заключает соглашения на поставку необходимых ТМЦ с максимальной выгодой для компании.

2.9.Отслеживает проведение сделок до их завершения и закрытия в соответствии с действующим стандартом компании.

2.10.Отслеживает прибытие товара на склад покупателя.

2.11.Контролирует  принятие товара по количеству, качеству и комплектности.

2.12.Урегулирует  все возникающие споры касательно  поставки.

2.13.Контролирует произведение расчета с поставщиком.

2.14. Сверяет выставленный счет с отправленной поставщику заявкой.

2.15. Согласовывает выставленные счета.

2.16. Передает готовый счет на оплату(папка выставленные счета).

2.17. Согласовывает с поставщиком дату отгрузки товара со склада поставщика в транспортную компанию.

2.18. Контролирует график работы поставщиков (выходные, праздничные дни)

2.19. Ставить в известность экспедитора о предварительной дате поставки товара с транспортной компании

2.20.Отслеживает соответствие запасов утвержденному уровню. Распоряжается излишками ресурсов, некондицией, неликвидами и отходами путем использования, продажи, утилизации или другого применения с максимальной выгодой для компании.

2.21. Ежедневно контролирует соответствие закупок и предъявляемых  к ним требований.

2.22. Постоянно ведёт полную базу всех потенциальных возможных поставщиков.

2.23. Соблюдает кодекс корпоративной этики, в частности, правила приёма подарков от представителей контрагентов компании и аффилированных им лиц.

3. Права менеджера по снабжению

Менеджер по снабжению имеет право: 3.1. Действовать от имени компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления. 3.2.

Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов необходимые информацию и документы. 3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, иных документов, связанных с деятельностью компании, касающейся отдела снабжения. 3.5.

В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать за своей подписью распоряжения по предприятию по вопросам снабжения. 3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.7.

Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность менеджера снабжению 

Менеджер по снабжению несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник: https://hrtime.ru/material/dolzhnostnaia-instruktsiia-menedzhera-po-snabzheniiu-36980/

Специалист по закупкам, должностные обязанности

Обязанности менеджера по закупу

Управление закупками на предприятии регулирует поток товаров и услуг и обрабатывает все данные, связанные с общением с поставщиками.

Для достижения результатов необходимо знание цепочки поставок, коммерческого и налогового прав, порядка выставления счетов, порядка формирования запасов, а также знание вопросов транспортировки и логистики.

Помимо хорошего знания приобретаемых товаров и услуг, специалисты по закупкам также должны уметь планировать, осуществлять и контролировать стратегии закупок, все эти должностные обязанности помогут их предприятиям стать более прибыльными.

Поиск надежных поставщиков является важной частью управления закупками. Руководители, агенты и специалисты по закупкам обычно узнают о новых товарах и услугах из Интернета, а также на выставках и конференциях.

По возможности они встречаются с потенциальными поставщиками на их заводах. Знание иностранных языков может быть полезным при поиске поставщиков заграницей.

Специалисты, работающие в этой отрасли, всегда должны оценивать потенциальных поставщиков с точки зрения их способности поставить качественный товар по приемлемой цене и точно в срок.

Навыки и обязанности специалиста по закупкам

Специалисты по управлению закупками должны быть подкованы во многих областях:

  • разбираться в теории управления товарными запасами;
  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
  • уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т.д.
  • быть хорошими переговорщиками;
  • разбираться в методологиях управления запасами и отслеживать последние тренды c ними связанные;
  • понимать методы маркетинга;
  • уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения;

Чтобы преуспеть в этой области, необходимо иметь хорошие лидерские качества, а для занятия более высоких должностей часто необходима степень магистра, связанная с управлением.

Для работы на позициях начального уровня, таких как младшие специалисты, по закупкам, помощники специалистов по закупкам, а также менеджеры отдела снабжения, часто требуется высшее образование и некоторые знания о товаре.

Например, в Северной Америке для работы на позициях начального уровня крупные поставщики могут потребовать наличие степени бакалавра.

Как правило, сотрудники проходят обучение и различные тренинги по продажам, затем по общему контролю, бухгалтерии и контролю запасов.

Профессиональные звания в этой области включают в себя титулы Дипломированного специалиста по закупкам — Certified Purchasing Professional (CPP) в США и Certified Professional Purchaser (CPP) в Канаде.

Руководители отдела закупок, специалисты по закупкам, специалисты отдела материально-технического снабжения контролируют бюджет, руководят персоналом, и могут, как анализировать методы закупок, так и заключать контракты с поставщиками.

Эти профессионалы своего дела обязаны разбираться в следующих аспектах:

  1. налоговое право
  2. тенденции в области закупок
  3. этика в области закупок
  4. вопросы глобального аутсорсинга

Специалисты по закупкам и менеджеры отделов снабжения обычно занимаются конкретными вопросами, связанными с закупками, когда как руководители обычно осуществляют общий контроль, включая контроль над менеджерами отделов снабжения. Однако должности и обязанности в разных отраслях и разных компаниях сильно отличаются.

Часто в штат набирается большое количество сотрудников для управления всеми аспектами закупочной деятельности.

Но применение последних автоматизированных решений по управлению товарными запасами позволяет расширять ассортимент без найма дополнительных сотрудников.

Работники при этом могут снять с себя большой объем работы по расчетам и аналитике заказов, выполняя больше роль операторов системы.

Специалисты по закупкам должны уметь выбирать товар, который захотят купить потребители, поэтому они обязаны разбираться как в тенденциях, так и в экономических условиях, которые влияют на покупательную способность. Например, для введения новых товаров в ассортимент совместно с отделом маркетинга или для подбора более дешевых товаров аналогов.  

Те, кто работают в небольших магазинах, могут отвечать за закупки всего ассортимента, тогда как сотрудники крупных компаний могут отвечать только за закупку нескольких групп товаров. В этом случае на помощь им могут прийти специализированные системы управления товарными запасами, которые зачастую работают лучше экспертов.

Специалист в этом случае будет исполнять роль оператора системы: проверять корректность заказов и вносить в них корректировки, которые система не способна учитывать. Специалист более высокого уровня может дополнительно отвечать за настройку системы.

 О том, какие виды систем управления товарными запасами бывают и чем они отличаются, читайте в статье “Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую”

Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами

Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара.

Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.

Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.

Отдел продаж обычно имеет свои планы, которые могут формироваться на экспертном уровне, либо, например, с учетом внутрирыночной информации, которая недоступна отделу закупок. Такая информация обязательно должна попадать на вход к специалистам по закупкам. Сотрудники отдела продаж должны иметь возможность предоставить свой план, чтобы отдел закупок обеспечил их запасами для его выполнения.

Со стороны складской логистики также могут быть ограничения: площади заняты неравномерно, часть складов перегружены, есть ограничения на приемку по количеству позиций в смену.

 Нужно учитывать пропускную способность приемки, скорость транспортировки между складами, вместимость транспортных средств и какие транспортные средства есть в наличии.

Вся эта информация должно быть доступна отделу закупок, чтоб специалисты могли корректировать заказы в соответствии с текущей ситуацией.

Финансовый отдел может предъявлять ограничения по бюджету, который можно тратить на закупку в месяц. Финансистов интересует разумность инвестиций в запас: насколько это выгодно, какая предполагаемая доходность денежных средств, под какой процент берутся заемные деньги, какой процент дефицитов и сверхзапасов.

Все эти вопросы финансовый отдел может предъявлять специалистам по закупкам. В ответ финансовые специалисты вправе рассчитывать получить исчерпывающую информацию: какой план объема запасов, какие планы закупок на ближайшие периоды, доля неликвидов и сверхзапасов, динамика по ним в ближайшие периоды и т.д.

При проведении промо-акций отделу закупок нужно получить всю информацию о плане активностей от отдела маркетинга для обеспечения наличия продукции в магазинах. Отдел маркетинга в свою очередь в праве ожидать от специалистов по закупкам аналитику по прошедшим акциям и прогноз спроса на будущие. Это поможет более эффективно планировать мероприятия.

Часто  у отдела продаж свои способы расчета планов прогнозов и продаж, а у отдела закупок совершенно другие. В результате планы не сходятся, отдел продаж жалуется, что запасов не хватает для обеспечения спроса.

Маркетинг по-своему планирует акции и это никак не связно с тем, что планирует отдел закупок. У каждого из отделов свои наработки и методики.

Для эффективного взаимодействия между отделами необходимо не только поддерживать хорошие отношения, но и пользоваться единой методикой или единым инструментом, которой будет понятен всем.

Современные системы управления товарными запасами обладают широкими функционалом для взаимодействия между отделами и позволяют сотрудникам разных подразделений общаться на одном языке в рамках правильных ключевых показателей. В результате выигрывает не только отдел закупок, на который снижается нагрузка, но и все компания в целом за счет того, что прибыль растет.

Источник: https://fnow.ru/articles/spetsialist-po-zakupkam-dolzhnostnye-obyazannosti

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.